Un campeur ne paie pas, et maintenant

Il y a deux impayés au camping, et ils ne se traitent pas de la même façon. Le premier, c'est le séjour de passage : la carte est refusée au départ, le campeur promet de faire un virement en rentrant, et vous ne le revoyez jamais. Le second, c'est le résident à l'année : la redevance du trimestre n'est pas arrivée, le mobil-home est toujours sur l'emplacement, et vous le croisez tous les samedis. Le premier se règle avec de la méthode. Le second se règle avec de la méthode et du droit, et c'est là que la plupart des exploitants se font mal.

Pourquoi l'impayé de passage est un problème d'organisation

Un impayé de passage est presque toujours la conséquence d'un encaissement reporté. Le campeur arrive, l'accueil est chargé, personne ne prend le solde, et le départ se fait à sept heures du matin un samedi. Dans quatre-vingt-dix pour cent des cas, le problème n'est pas la mauvaise foi, c'est que le moment de payer n'a jamais eu lieu.

Trois règles suffisent à faire presque disparaître cette catégorie :

• Un acompte à la réservation, systématique. Pas seulement sur les locatifs, sur les emplacements nus aussi. Un campeur qui a déjà payé une partie revient rarement sans régler le reste.
• Le solde encaissé à l'arrivée, pas au départ. C'est le changement qui coûte le moins et qui rapporte le plus. Vous avez la personne devant vous, elle a sa carte, le séjour commence bien.
• Aucun extra ouvert sans empreinte de carte. Si vous laissez consommer au bar ou à la laverie sur un compte, il faut une garantie.

Pour les quelques cas qui passent quand même, écrivez une relance simple et polie dans les huit jours, avec le montant, les dates de séjour et le moyen de payer en un clic. Une relance envoyée vite est payée. Une relance envoyée en novembre pour un séjour d'août ne l'est presque jamais.

Le résident à l'année : le contrat avant tout

Pour un emplacement annuel, tout se joue sur ce que dit le contrat. Avant d'envoyer quoi que ce soit, relisez le vôtre et vérifiez qu'il contient bien les quatre éléments suivants : le montant et l'échéance de la redevance, la façon dont les charges sont refacturées, une clause de résiliation pour défaut de paiement avec un délai écrit noir sur blanc, et ce qui se passe pour le mobil-home ou la caravane à la fin du contrat.

Si votre contrat ne dit rien de l'un de ces quatre points, votre marge de manoeuvre se réduit beaucoup. C'est le moment de faire revoir votre modèle avant la saison prochaine : la Fédération nationale de l'hôtellerie de plein air diffuse des modèles à ses adhérents, et un avocat local vous le reprendra en une heure.

La suite logique : relance, mise en demeure, juge

La progression est toujours la même, et il ne faut pas sauter d'étape.

1. La relance amiable. Un courriel ou un courrier simple, avec le détail de ce qui est dû et une date. Gardez une copie.
2. La mise en demeure. Par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle rappelle le contrat, le montant, les relances précédentes, et fixe un délai pour payer. C'est la pièce qui compte : sans elle, la suite est beaucoup plus difficile.
3. La demande en justice. Pour une créance civile, la procédure d'injonction de payer devant le tribunal se fait sur dossier, sans audience dans un premier temps. Les seuils, le tribunal compétent et les frais dépendent du montant et de votre situation : faites confirmer le point précis par un avocat ou par votre fédération avant de déposer, plutôt que de vous fier à un article trouvé en ligne.
4. La résiliation. Elle s'appuie sur la clause de votre contrat et sur la mise en demeure restée sans effet. Elle se notifie, elle ne se décide pas à l'accueil.

Ce qu'il ne faut jamais faire

C'est la partie la plus importante de cet article, parce que les erreurs sont coûteuses et qu'elles se commettent par exaspération, pas par ignorance.

• Ne coupez pas l'eau ou l'électricité pour faire pression. Vous vous exposez à une action contre vous, et vous perdez l'avantage que vous aviez.
• Ne déplacez pas et ne retenez pas le mobil-home ou la caravane. C'est le bien de quelqu'un d'autre. Même quand le contrat est résilié, la façon de procéder doit être validée juridiquement.
• Ne bloquez pas l'accès au terrain sans décision de justice.
• Ne revendez rien. Vendre une caravane abandonnée pour se payer, sans titre, est le moyen le plus sûr de transformer un impayé en contentieux perdu.
• Ne laissez pas courir deux ans. Plus la dette est ancienne, plus elle est difficile à recouvrer, et une créance se prescrit. Si une échéance n'est pas réglée, agissez dans le mois.

Le suivi, pour ne plus découvrir un impayé en octobre

Un impayé coûte cher surtout parce qu'on le découvre tard. Ce qu'il faut, ce n'est pas un logiciel de recouvrement, c'est de savoir chaque lundi matin qui doit quoi. Une liste des séjours soldés et non soldés, les acomptes reçus, les échéances annuelles à venir, et la date de la dernière relance envoyée.

CampSuite garde chaque réservation avec ses occupants et leurs coordonnées, son acompte et ses messages au même endroit, y compris depuis un téléphone. Il encaisse acomptes et soldes par carte, envoie les confirmations et les messages aux campeurs, établit factures et reçus, affiche les arrivées et les départs du jour et donne les chiffres de réservations, d'occupation et de recettes. Vous verrez comment cela fonctionne sur la page des fonctionnalités, et pour les terrains avec beaucoup de locatifs et d'annuels sur la page des solutions. En revanche, rien n'engage une procédure à votre place : la mise en demeure et l'injonction de payer restent votre démarche.

La liste à garder sous le comptoir

• Acompte demandé sur toute réservation, nus compris.
• Solde encaissé à l'arrivée.
• Relance amiable envoyée sous huit jours, avec un moyen de payer en un clic.
• Contrat annuel relu : montant, échéance, charges, clause de résiliation, sort de l'habitation.
• Mise en demeure en recommandé avec accusé de réception avant toute autre démarche.
• Aucune coupure d'énergie, aucun déplacement d'habitation, aucune revente.
• Un point hebdomadaire sur les séjours non soldés.

Les impayés ne disparaissent jamais complètement, mais ils passent de quelques milliers d'euros par saison à presque rien dès que l'encaissement arrive au bon moment et que le contrat annuel est écrit correctement. Si vous voulez qu'on regarde ensemble comment vos acomptes et vos échéances sont suivis aujourd'hui, écrivez-nous depuis la page de contact ; les tarifs de chaque formule sont sur la page des tarifs.