Ouvrir la saison, sans découvrir un problème le premier samedi

Le premier samedi d'ouverture ne pardonne rien. C'est le jour où vous découvrez que la pompe de la piscine a passé l'hiver bloquée, que le disjoncteur du bloc C saute dès que trois campeurs branchent un convecteur, et que le tarif affiché à l'accueil est celui de l'an dernier. Rien de tout cela n'est grave en février. Tout est grave le 4 avril à onze heures, avec douze voitures qui attendent.

Cette liste est celle qu'il faut dérouler six semaines avant l'ouverture, pas la veille. Elle est longue, mais elle se découpe en six blocs, et chaque bloc tient en une matinée.

Bloc 1 : les obligations qui ne se rattrapent pas

Ce sont celles qui demandent un tiers, donc un délai. Commencez par elles.

• Vérification des installations électriques. Le contrôle périodique par un organisme ou une personne compétente concerne vos installations et doit être consigné. Prenez le rendez-vous en février, pas en mars : les créneaux partent vite.
• Registre de sécurité. Sorti, à jour, avec les rapports de vérification, les levées de réserves et les dates. C'est la première chose qu'on vous demandera.
• Extincteurs. Maintenance à jour, accessibles, signalés. Faites passer le prestataire avant l'ouverture et classez les rapports par date.
• Analyses d'eau de la piscine. Reprenez le contact avec le laboratoire et calez le calendrier de la saison. La fréquence et les paramètres sont fixés par la réglementation applicable à votre bassin et par l'agence régionale de santé : demandez-la confirmée par écrit plutôt que de reprendre celle du voisin.
• Surveillance de la baignade. Recrutez maintenant. Les titulaires du diplôme requis sont pris dès le printemps, et le niveau de surveillance exigé dépend de votre type de bassin.
• Aires de jeux. Contrôle annuel des équipements, sols amortissants, affichage des tranches d'âge. Les fiches de contrôle se gardent.
• Document unique d'évaluation des risques professionnels. Mis à jour, y compris pour les saisonniers que vous allez recruter.

Bloc 2 : eau, électricité, assainissement

Le bloc le plus ennuyeux et celui qui cause le plus d'appels le premier week-end.

1. Remise en eau progressive du réseau, borne par borne, en cherchant les fuites pendant que le terrain est vide. Relevez le compteur général avant et après une nuit sans tirage : c'est le test de fuite le plus simple.
2. Purge et désinfection du réseau sanitaire après l'hivernage, bras morts compris. Les canalisations qui n'ont pas coulé depuis octobre sont exactement le terrain que vous ne voulez pas.
3. Test de chaque prise des bornes de raccordement, avec une charge réelle, pas un tournevis testeur. Notez les ampérages et vérifiez que les différentiels déclenchent.
4. Vidange et contrôle du dispositif d'assainissement, selon ce que prévoit votre autorisation. Reprenez contact avec le service public d'assainissement non collectif si vous êtes concerné.
5. Station de vidange pour camping-cars : nettoyage, signalisation, vérification du regard.

Bloc 3 : le terrain

• Élagage et contrôle visuel des arbres, surtout au-dessus des emplacements et des aires de jeux. Faites passer un homme de l'art sur les sujets douteux et gardez son rapport.
• Emplacements rebornés, numéros lisibles, limites nettes. C'est aussi ce qui vous évite une discussion sur la taille d'un emplacement en août.
• Voies de circulation praticables, hauteurs libres vérifiées pour un engin de secours.
• Éclairage des cheminements et des blocs sanitaires, lampes remplacées.
• Mobil-homes : toiture, ventilation, siphons, contrôle des appareils à gaz, état des terrasses et des marches.
• Signalétique d'évacuation et point de rassemblement visibles.

Bloc 4 : les prix et l'affichage

C'est le bloc qu'on oublie parce qu'il ne casse rien. Pourtant l'affichage des prix est contrôlé, et un tarif de l'an dernier à l'accueil est une infraction facile à relever.

• Grille tarifaire de la saison affichée à l'accueil et visible depuis l'extérieur, aux formes prévues par la réglementation sur l'information des prix.
• Taxe de séjour indiquée séparément du prix du séjour, au tarif voté par la délibération en cours. Vérifiez la délibération de l'année : elle change plus souvent qu'on ne le croit.
• Tarifs identiques sur votre site, sur les portails et à l'accueil. L'écart entre les trois est ce qui déclenche les réclamations.
• Conditions d'acompte et d'annulation écrites, datées, et acceptées au moment de la réservation.
• Règlement intérieur affiché, traduit, avec les règles de bruit, de feu et d'animaux.

Bloc 5 : l'accueil et l'équipe

Deux semaines avant l'ouverture, pas la veille :

• Contrats des saisonniers signés, déclarations faites, plannings affichés.
• Formation d'une demi-journée : encaissement, conduite à tenir en cas d'incendie, où sont les coupures, comment on remplit la fiche individuelle de police pour les campeurs étrangers.
• Terminal de paiement testé avec une vraie transaction et un vrai remboursement.
• Caisse, fonds de caisse, procédure de clôture.
• Planning des arrivées du premier week-end imprimé, avec les emplacements attribués.
• Réponses types pour les demandes de devis et les questions les plus fréquentes, prêtes à envoyer.

Bloc 6 : le planning et les réservations

Le dernier bloc est celui qui fait que les cinq autres se voient. Avant d'ouvrir, votre planning doit refléter la réalité : les emplacements indisponibles bloqués, les contingents des portails ajustés, les tarifs de la saison en place, les acomptes encaissés identifiés et les soldes attendus visibles.

CampSuite réunit les réservations prises en ligne et celles prises à la main dans un seul planning, de sorte qu'un emplacement n'est jamais proposé deux fois, garde chaque réservation avec ses occupants et leurs coordonnées, son acompte et ses messages au même endroit, y compris sur un téléphone, encaisse acomptes et soldes par carte, envoie les confirmations, établit factures et reçus, affiche les arrivées et les départs du jour et donne les chiffres de réservations, d'occupation et de recettes. Le détail est sur la page des fonctionnalités, et ce que cela change selon votre type de terrain sur la page des solutions.

Le dernier geste : la répétition

Une semaine avant l'ouverture, faites une arrivée complète en blanc. Quelqu'un arrive en voiture, se présente à l'accueil, est enregistré, paie par carte, reçoit sa confirmation, va à son emplacement, branche l'électricité, utilise la douche. Puis annulez tout. Vous trouverez trois problèmes, et vous les trouverez un mardi plutôt qu'un samedi.

Si vous voulez qu'on regarde ensemble comment votre planning et vos acomptes sont organisés avant l'ouverture, écrivez-nous depuis la page de contact ; les tarifs de chaque formule sont sur la page des tarifs.