Le RGPD au camping, sans redouter la CNIL

Un campeur écrit qu'il veut "toutes les données que vous avez sur moi". Un autre se plaint que la caméra du bloc sanitaire le filme à la sortie. Un troisième veut quitter une newsletter qu'il n'a jamais demandée. Et vous avez des fiches d'arrivée dans un classeur à l'accueil, un disque dur avec un mois d'images, et un tableur de six cents adresses commencé en 2012. Le RGPD au camping, ce n'est pas un classeur de procédures : c'est savoir quelles données vous détenez, pourquoi, et jusqu'à quand. Voici ce qui s'applique, dans l'ordre où il vaut mieux le traiter.

Quelle base légale pour quelles données

Le règlement exige une base légale pour chaque traitement. Ce n'est pas une formalité : la base décide si vous pouvez continuer quand le campeur vous demande d'arrêter. Sur un terrain, il y en a presque toujours quatre :

• L'exécution du contrat : la réservation, les coordonnées, les dates, l'emplacement, le paiement. Sans ces données il n'y a pas de séjour, et le campeur ne peut pas s'y opposer pendant la relation.
• L'obligation légale : la fiche individuelle de police pour les campeurs étrangers, le registre du logeur pour la taxe de séjour, et la comptabilité. Ici le consentement n'entre pas en jeu, c'est la loi qui impose de collecter et de conserver.
• L'intérêt légitime : la vidéosurveillance pour la sécurité, à condition de l'avoir pesée et écrite.
• Le consentement : la newsletter, les photos de campeurs sur les réseaux sociaux, et pas grand chose d'autre. C'est la base la plus fragile, puisqu'elle se retire quand le campeur le décide.

La conséquence pratique se voit avec celui qui demande l'effacement total : son adresse sort de la newsletter, mais la fiche de police et les factures restent, parce que vous les conservez au titre d'une obligation légale. Le lui expliquer proprement, par écrit, c'est la moitié du travail.

Combien de temps garder quoi

C'est là que ça dérape le plus souvent. Une durée par type de donnée, sur une feuille affichée à l'accueil :

• Fiches individuelles de police : six mois, puis destruction effective, au broyeur et non dans la corbeille du bureau.
• Registre du logeur : le temps nécessaire à la déclaration de taxe de séjour et au contrôle qui peut suivre. Notez la durée que vous retenez et pourquoi.
• Comptabilité et factures : les durées prévues par le code de commerce et le livre des procédures fiscales, qui ne sont pas les mêmes. Votre comptable vous donne celle qui vous concerne.
• Images de vidéosurveillance : pas plus que nécessaire. La CNIL retient en général un mois au maximum, et moins s'il ne s'est rien passé. En cas d'incident, extrayez la séquence concernée, conservez la à part et détruisez le reste.
• Prospection commerciale : la CNIL recommande de ne pas conserver les coordonnées au delà de trois ans après le dernier contact. Le tableur de 2012 tombe précisément là, et si vous ne pouvez pas prouver le consentement, vous ne pouvez pas l'utiliser.

Les caméras : où oui, où jamais

La vidéosurveillance concentre les plaintes, parce que c'est la seule chose qu'un campeur mécontent peut photographier et joindre à un signalement. Les règles sont nettes :

• Jamais dans les sanitaires, les douches, les cabines, ni nulle part où l'on se change. Aucun intérêt légitime ne tient face à cela.
• Seulement votre terrain. Si la caméra de la barrière filme la voie publique, il faut la réorienter ou masquer cette zone, et sachez que filmer la voie publique relève d'un régime d'autorisation distinct, délivré par la préfecture.
• Informer par un panneau visible à chaque entrée de la zone filmée, avec le responsable, la finalité, la durée de conservation et la façon d'exercer ses droits.
• Accès aux images limité à ceux qui doivent les voir, avec un identifiant par personne et une trace de qui a consulté quoi.
• Si des postes de travail sont filmés, les salariés doivent être informés au préalable, et les représentants du personnel consultés lorsqu'il en existe. Surveiller un saisonnier à son insu n'est pas une option.
• Écrivez l'analyse : pourquoi la caméra est nécessaire et pourquoi un moyen moins intrusif ne suffirait pas. C'est exactement ce qu'on vous demandera.

Pensez aussi à l'enregistreur lui même. S'il est dans un bureau ouvert ou relié à internet avec le mot de passe d'usine, le problème n'est pas juridique mais technique, et il finit par devenir juridique.

Formulaires, site et wifi

Partout où vous demandez une donnée, il faut une information courte : qui traite, pourquoi, sur quelle base, combien de temps, à qui vous la transmettez, et comment exercer ses droits. Concrètement :

1. Formulaire de réservation et fiche d'arrivée : mention visible sur le formulaire, avec un lien vers la politique complète.
2. Case newsletter distincte, non pré cochée. Le consentement commercial ne se glisse pas dans "j'accepte les conditions de réservation".
3. Site : politique de confidentialité, bandeau cookies avec un vrai refus aussi simple que l'acceptation, formulaire de contact avec sa mention.
4. Wifi : si vous demandez des données pour ouvrir l'accès, c'est un traitement, avec sa mention et sa durée.
5. Photos de campeurs pour les réseaux : accord exprès, et vigilance particulière pour les mineurs.

Ajoutez votre registre des traitements, qui n'est rien d'autre que la liste de ce que vous traitez et pourquoi, et les contrats de sous-traitance avec tous ceux qui touchent vos données pour vous : comptable, prestataire du site, logiciel de réservation, société de télésurveillance.

Droits et violations de données

Si un campeur exerce ses droits d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition, de limitation ou de portabilité, vous avez un mois pour répondre, et il faut répondre même pour dire non, en expliquant pourquoi. Préparez une réponse type et désignez quelqu'un.

En cas de violation de données, ordinateur volé, mail contenant la liste des arrivées envoyé au mauvais destinataire, serveur chiffré par une attaque, la règle est de notifier la CNIL dans les 72 heures lorsqu'il existe un risque pour les personnes, et d'informer les personnes elles mêmes si le risque est élevé. Tenez un registre interne de tous les incidents, y compris ceux que vous ne notifiez pas. Notez aujourd'hui le numéro de celui qui gère votre informatique, parce qu'au milieu d'une violation personne ne cherche bien.

Moins d'endroits, moins de problèmes

La plupart des ennuis d'un camping ne viennent pas du texte mais de la dispersion : des fiches papier dans un tiroir, un tableur sur le portable de l'accueil, des mails dans deux boîtes et des photos de pièces d'identité sur le téléphone de quelqu'un. Moins il y a d'endroits, plus tout devient simple : répondre à une demande d'accès, effacer ce qui doit l'être, prouver ce que vous avez fait.

CampSuite aide exactement là : chaque réservation garde ses campeurs avec leurs coordonnées, l'acompte et les messages au même endroit, sur votre téléphone, donc les informations dont la fiche de police et le registre du logeur ont besoin sont là où il faut, et pas dans un cahier. Les réservations du site et celles prises au téléphone vont dans le même planning, les confirmations partent de la même fiche, les factures aussi. Ce que CampSuite ne fait pas : transmettre quoi que ce soit à la gendarmerie ou à la commune. Il tient les données, les formalités restent les vôtres. Sur un petit terrain sans service dédié, c'est ce qui change le plus.

Votre liste pour cette semaine

• Registre des traitements écrit, même sur deux pages.
• Une base légale par traitement et une durée par type de donnée.
• Mention d'information sur la réservation, la fiche d'arrivée, le site et le wifi.
• Case newsletter distincte et non pré cochée, avec la preuve du consentement.
• Caméras hors des sanitaires et des douches, cadrées sur votre seul terrain.
• Panneaux d'information à chaque entrée de zone filmée.
• Images effacées dans le délai retenu, enregistreur protégé, accès tracé.
• Contrats de sous-traitance avec comptable, site, logiciel et télésurveillance.
• Réponse type pour les droits, un responsable désigné, un mois de délai.
• Procédure de violation avec les 72 heures et le numéro de votre prestataire informatique.

Avec cela, le mail du campeur se traite en dix minutes et avec des arguments, et la caméra du bloc sanitaire cesse d'être une sanction qui attend qu'on la remarque. Pour garder réservations et données de campeurs au même endroit plutôt qu'à quatre, regardez les tarifs ou écrivez-nous.