Chi va dove, e perché decide il tuo agosto

Due campeggi con lo stesso numero di piazzole, la stessa posizione e gli stessi prezzi possono chiudere agosto con sette punti di occupazione di differenza. La differenza quasi mai sta nel marketing. Sta in chi riceve quale piazzola, e in quando lo si decide. Una prenotazione di tre notti messa in mezzo a una settimana libera sulla piazzola 14 non ti costa tre notti: ti costa la settimana, perché ai lati restano due notti che nessuno compra.

L'assegnazione delle piazzole non è quindi un lavoro amministrativo. È una decisione di ricavo. E si prende a gennaio, non il sabato mattina con dodici auto in attesa.

La prima decisione: numero fisso o scelta libera

Ci sono tre modelli, e ognuno ha un prezzo.

• Scelta libera. L'ospite prende quello che vede libero. Comodo per gli abituali, tranquillo alla reception, e invendibile online: non puoi confermare su internet quello che non conosci. E restano i buchi, perché nessuno parcheggia pensando a lasciare spazio al prossimo.
• Assegnazione fissa alla prenotazione. L'ospite sa dove sta, tu vendi online e puoi programmare. In cambio devi mantenere quello che prometti, anche il venerdì quando qualcuno vuole prolungare.
• Prenotare la categoria, numerare dopo. L'ospite prenota "piazzola con corrente oltre novanta metri", e il numero lo assegni qualche giorno prima. Per la maggior parte dei campeggi è il compromesso migliore: vendibile online, e tieni la mano sulla planimetria fino a poco prima dell'arrivo.

Se oggi lasci scegliere e vuoi vendere online, il terzo modello è il passo che fa meno male.

Categorie che l'ospite capisce

Una categoria serve solo se l'ospite vede la differenza e la paga. Da quattro a sei bastano quasi sempre, e si distinguono per cose che si possono fotografare: metri quadrati, amperaggio della presa, ombra o sole, distanza dai servizi, pendenza, un punto acqua dedicato.

Due errori che tornano sempre. Il primo sono venti categorie che si distinguono per dettagli: l'ospite non le capisce e sceglie la più economica. Il secondo è una categoria sola per tutto: così vendi la piazzola sotto i pini allo stesso prezzo di quella accanto ai cassonetti, e chi prende quella brutta scrive la recensione.

Evitare i buchi senza giocare a tetris

Il mestiere sta nel collocare i soggiorni brevi in modo da non lasciare resti invendibili. Tre regole risolvono quasi tutto:

1. I soggiorni brevi ai bordi. Metti una prenotazione di due notti alla fine di un blocco, non al centro di una settimana vuota.
2. Prima i soggiorni lunghi. Chi resta due settimane riceve la piazzola attorno alla quale riempirai dopo.
3. Minimo di notti nelle settimane di punta. A Pasqua, nei ponti e nelle due settimane centrali di agosto un minimo funziona meglio di qualsiasi spostamento successivo, e sta nel listino invece di essere spiegato al telefono. Il quadro è in l'articolo su Ferragosto e i ponti.

E c'è uno strumento che molti non usano: ricollocare prima dell'arrivo. Se vendi categorie e assegni i numeri tre giorni prima, chiudi i buchi una volta a settimana senza togliere niente a nessuno. Spostare un ospite già sistemato, invece, si fa solo per necessità e mai senza un compenso.

Richieste, stagionali e la piazzola sotto i pini

Ogni campeggio ha tre o quattro piazzole che vogliono tutti. Decidi in anticipo con quale regola si assegnano, e dilla ad alta voce: per ordine di prenotazione, per durata del soggiorno, o come categoria a sé con un prezzo suo. Qualunque cosa è meglio di "a sensazione", perché la sensazione non si spiega quando due clienti abituali vogliono la stessa piazzola.

Le richieste si annotano alla prenotazione e si rispondono con onestà: "lo annotiamo, non possiamo garantirlo" è una buona risposta, "vedremo" no. E tieni le piazzole stagionali raggruppate in una zona, lontano dal passaggio di chi è di transito. Risolve più lamentele sul rumore di qualsiasi regolamento interno, come si vede anche in l'articolo sulle piazzole stagionali.

Il giorno degli arrivi che ne deriva

Una buona assegnazione si vede il sabato. Chi sa già quale piazzola è di chi può stampare l'elenco il venerdì sera, mettere i cartellini, ordinare gli arrivi per orario previsto e fare la sistemazione in due minuti invece che in dieci. La giornata in sé è in l'articolo sul check-in.

CampSuite raccoglie le prenotazioni online e quelle fatte a mano nella stessa agenda, così che una piazzola non venga offerta due volte, elenca piazzole, alloggi e glamping con i loro prezzi, tiene ogni prenotazione con i suoi ospiti e i loro dati, la caparra e i messaggi in un unico posto, anche dal telefono, mostra gli arrivi e le partenze del giorno, invia conferme e messaggi agli ospiti e dà i numeri di prenotazioni, occupazione e incassi. C'è anche un disegnatore della mappa del campeggio. Cosa comprende è su la pagina delle funzionalità, e cosa cambia in un campeggio grande su la pagina delle soluzioni.

Decidere d'inverno, non a luglio

• Modello di assegnazione scelto: scelta libera, numero fisso, o categoria con numero dopo.
• Da quattro a sei categorie definite, su caratteristiche fotografabili.
• Ogni piazzola assegnata a una categoria, con metri e amperaggio annotati.
• Differenza di prezzo tra categorie che rifletta la differenza reale.
• Minimo di notti per Pasqua, ponti e settimane di punta, nel listino.
• Regola scritta per le piazzole più richieste.
• Piazzole stagionali raggruppate e separate dal transito.
• Appuntamento settimanale in agenda per chiudere i buchi prima degli arrivi.
• Le richieste vivono nella prenotazione, non su un foglietto.
• L'elenco degli arrivi si prepara la sera prima, non la mattina stessa.

È un pomeriggio di gennaio, ed è il pomeriggio che ad agosto ti riempie le settimane che altrimenti restano a metà. Se vuoi che guardiamo insieme come è organizzata la tua agenda, scrivici dalla pagina dei contatti; il listino è sulla pagina dei prezzi.