Alloggiati Web e imposta di soggiorno, senza code alla reception

Una famiglia arriva al campeggio alle sette di sera di un sabato di luglio. Prima che la piazzola sia occupata, il gestore ha già due scadenze che corrono: la comunicazione degli alloggiati alla Questura entro 24 ore e l'imposta di soggiorno da incassare e poi versare al Comune. La prima viene dall'articolo 109 del TULPS, il testo unico delle leggi di pubblica sicurezza, che nomina espressamente i campeggi accanto agli alberghi. La seconda dal decreto legislativo 23/2011, che permette ai Comuni turistici di istituirla e che dal 2020 fa del gestore il responsabile del pagamento.

Questa guida spiega chi deve comunicare, quali dati servono, come funziona il portale Alloggiati Web, cosa cambia con l'imposta di soggiorno e come organizzare la reception perché tutto questo richieda cinque minuti al giorno e non una serata a settimana.

Chi deve comunicare, e quando

La comunicazione riguarda chiunque dia alloggio a pagamento: alberghi, affittacamere, agriturismi, campeggi e villaggi turistici. Un'area sosta camper con pernottamento a pagamento rientra nella stessa logica; se la tua è gratuita e comunale, chiedi alla Questura chi risponde della comunicazione. Vanno comunicati tutti gli ospiti, italiani e stranieri, entro le 24 ore successive all'arrivo; per soggiorni più brevi di 24 ore la comunicazione va fatta all'arrivo.

Il gestore deve identificare ogni ospite con un documento valido. Il Ministero dell'Interno ha ribadito alla fine del 2024 che il controllo del documento va fatto di persona: la copia inviata per messaggio non basta a sostituire il confronto tra il volto e la foto. In un campeggio con la reception aperta questo è già la norma; vale la pena ricordarlo a chi apre il cancello fuori orario.

Quali dati servono

Per ogni ospite la schedina chiede:

• Cognome, nome e sesso.
• Data e luogo di nascita, e cittadinanza.
• Data di arrivo e numero di giorni di permanenza.

Per l'ospite singolo, il capo famiglia o il capo gruppo servono anche il tipo di documento, il numero e il luogo di rilascio. I familiari e i membri del gruppo sono collegati alla persona che risponde per loro, con i soli dati anagrafici. Non serve comunicare la partenza: la durata dichiarata all'arrivo basta, e se il soggiorno si allunga si integra la comunicazione.

Come funziona Alloggiati Web

Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato. Prima di usarlo bisogna accreditarsi presso la Questura della provincia, che rilascia le credenziali e il certificato digitale: un passaggio da fare una volta, meglio fuori stagione. Poi le schedine si inviano una per una oppure caricando un file con tutte quelle del giorno. Per ogni invio il portale rilascia una ricevuta, che va conservata: è l'unico modo per dimostrare, mesi dopo, che la comunicazione è stata fatta e quando.

Accanto alla Questura c'è di solito una seconda comunicazione, quella dei flussi turistici a fini statistici, che passa per il sistema regionale e serve all'ISTAT. Non è la stessa cosa, ma usa gli stessi numeri: arrivi e presenze per provenienza. Chi tiene i dati in ordine per la prima fa la seconda in pochi minuti.

L'imposta di soggiorno

L'imposta la istituisce il Comune con un regolamento che fissa la misura per persona e per notte, di solito con una tariffa più bassa per i campeggi, le esenzioni e la periodicità dei versamenti. Le esenzioni più frequenti sono i minori fino a un'età stabilita dal Comune, i residenti, gli autisti e gli accompagnatori dei gruppi, ma ogni Comune decide per sé: il regolamento del Comune accanto non vale per il tuo.

Dal 2020 il gestore è responsabile del pagamento dell'imposta, con diritto di rivalsa sull'ospite. In pratica: la incassi, la esponi in ricevuta come voce separata dal prezzo della piazzola, la versi nei termini del regolamento e presenti la dichiarazione annuale entro il 30 giugno dell'anno successivo. Se un ospite non paga, il debito verso il Comune resta tuo.

Cosa rischi se salti un passaggio

La mancata comunicazione degli alloggiati non è una semplice multa amministrativa: il TULPS la punisce come contravvenzione, con l'arresto fino a tre mesi o l'ammenda. Sull'imposta di soggiorno, l'omesso o tardivo versamento e la dichiarazione mancante comportano sanzioni amministrative previste dal regolamento comunale e dalla legge. In entrambi i casi un singolo errore si sistema; una stagione di comunicazioni fatte "quando c'è tempo" no.

Organizzare la reception

La chiave è raccogliere i dati prima dell'arrivo. Chi prenota online può inserire i dati degli ospiti al momento della prenotazione o nei giorni precedenti, dal telefono. All'arrivo resta il confronto con il documento e la conferma della data di partenza.

Perché funzioni, ogni prenotazione deve avere i suoi ospiti collegati, invece di un registro con i nomi e una cartellina con le schedine. In CampSuite ogni prenotazione conserva gli ospiti con i loro dati, l'acconto e i messaggi in un solo posto: quando è ora di comunicare o di contare l'imposta, tutto è nella prenotazione. Vale per l'area sosta con venti stalli come per il villaggio con trecento piazzole e i bungalow.

Tre abitudini che fanno risparmiare ore:

• Un modulo ospite nella lingua dell'ospite, con i soli campi che la schedina richiede.
• Un orario fisso ogni giorno per l'invio ad Alloggiati Web, assegnato a una persona del turno.
• La ricevuta di ogni invio archiviata insieme alla prenotazione.

Checklist per questa settimana

• Accreditamento ad Alloggiati Web fatto, o data fissata con la Questura.
• Regolamento comunale dell'imposta di soggiorno letto: tariffa, esenzioni, scadenze.
• Imposta esposta in ricevuta come voce separata.
• Un momento fisso al giorno per le comunicazioni.
• Gli ospiti di ogni prenotazione salvati nella prenotazione, non in un registro a parte.

La comunicazione alloggiati non sparirà, e ad agosto è un lavoro di tutti i giorni. Prima smette di essere un'ora di tastiera a fine turno e diventa due clic con i dati che l'ospite ha già scritto, più sere restano per il campeggio. Se vuoi vedere come lo fa CampSuite quando arriva in Italia, lasciaci i tuoi dati e ti avvisiamo appena potrai aprire il tuo account.