Btw op de camping, de indeling is het echte werk

De vraag die campinghouders aan hun boekhouder stellen is bijna altijd "welk percentage". De vraag die hun geld kost is een andere: welke omzet hoort in welk vakje. Een camping verkoopt namelijk niet één ding. U verhuurt plaatsen en chalets, u belast stroom door, u verkoopt brood en bier, u verhuurt fietsen, u int toeristenbelasting voor de gemeente en u houdt borgsommen vast. Dat zijn verschillende prestaties, en ze vallen niet allemaal onder hetzelfde tarief.

Eén ding vooraf, en het is belangrijk. De Nederlandse btw kent een verlaagd tarief voor het verstrekken van logies en een algemeen tarief voor het overige. De hoogte van het logiestarief is de afgelopen jaren herhaaldelijk onderwerp geweest van wetsvoorstellen die er soms kwamen en soms weer werden ingetrokken. Noem in uw eigen administratie dus geen percentage uit uw hoofd of uit een oud artikel: haal het actuele tarief bij de Belastingdienst of bij uw accountant, en zet de datum van die controle in uw ordner. Dit stuk gaat over de indeling, die veel stabieler is dan de percentages.

Logies: het verlaagde tarief en wat eronder valt

Het verlaagde tarief geldt voor het verstrekken van logies binnen het kader van het hotel-, pension- en vakantiebestedingsbedrijf aan personen die daar slechts voor een korte periode verblijven. Voor een camping betekent dat in de praktijk:

• De kampeerplaats voor een gast die voor een vakantie komt, met of zonder stroom in de plaatsprijs.
• Het chalet, de trekkershut en de glampingtent, verhuurd per nacht of per week.
• De bijkomende prestaties die zo nauw met het logies samenhangen dat ze erin opgaan. Daar zit de discussie, en daarom is het verstandig om per post met uw accountant door te nemen wat in de plaatsprijs zit en wat u afzonderlijk factureert.

De grens zit bij "voor een korte periode". Dat is precies waar jaarplaatsen een eigen verhaal worden.

Jaarplaatsen en seizoenplaatsen: de lastigste post

Een jaarplaats is vaak geen kortdurend logies meer. Afhankelijk van de duur, de aard van de overeenkomst en wat u er feitelijk bij levert, kan de verhuur dichter bij vrijgestelde verhuur van onroerend goed komen te liggen dan bij belast logies. Dat verschil is niet academisch: het bepaalt of u btw in rekening brengt, en of u de btw op uw investeringen in die plaatsen kunt aftrekken.

Dit is geen onderwerp om zelf uit te zoeken. Leg uw jaarplaats- en seizoenplaatsovereenkomst naast elkaar en laat uw accountant per model vaststellen hoe u het behandelt, en leg dat standpunt schriftelijk vast. Wie dat één keer goed doet, heeft er jaren rust van. Wie het niet doet, komt het tegen bij een controle over drie jaar, met rente.

De overeenkomst zelf is daarbij het startpunt. Hoe u die opstelt staat in het stuk over jaar- en seizoenplaatsen.

Stroom doorbelasten

De meest gestelde vraag na de energiejaren. Hier geldt een eenvoudige vuistregel met een belangrijke uitzondering.

• Zit de stroom in de plaatsprijs, dan gaat hij meestal op in het logies en volgt hij het logiestarief.
• Belast u de stroom apart door naar werkelijk verbruik, bijvoorbeeld per meter bij jaarplaatsen, dan is dat eerder een zelfstandige levering met het algemene tarief.
• Bij jaarplaatsen waarvan de verhuur vrijgesteld zou zijn, verandert het beeld opnieuw, en dan is de behandeling van de doorbelaste stroom een aparte vraag.

Omdat deze drie situaties op één camping naast elkaar bestaan, is het enige werkbare antwoord: schrijf per plaatssoort op hoe u het doet, laat het toetsen, en houd uw meterstanden netjes bij met datum. De meeste geschillen over doorbelaste stroom gaan niet over het tarief maar over de vraag of de geschatte standen te onderbouwen zijn. Hoe u dat inricht staat in het stuk over stroom per plaats.

Kantine, winkel en verhuur

Alles wat u náást het logies verkoopt, heeft zijn eigen behandeling, en hier loopt het in de administratie meestal fout omdat één kassa alles op één hoop gooit.

• Eten en drinken. Voedingsmiddelen en alcoholvrije dranken volgen doorgaans het verlaagde tarief; alcoholhoudende dranken vallen onder het algemene tarief. Richt uw kassa zo in dat bier en fris gescheiden worden geboekt, anders is de aangifte een schatting.
• Winkelartikelen. Gas, campinggerei, souvenirs, sanitaire vloeistof: dat zijn gewone leveringen met het algemene tarief.
• Verhuur van fietsen, kano's en koelboxen. Zelfstandige diensten, algemeen tarief, ook als u ze alleen aan eigen gasten verhuurt.
• Wasmachine en droger. Afzonderlijke dienst.
• Toegang voor dagbezoekers en zwembadkaartjes. Eigen behandeling, los van het logies.

Toeristenbelasting en borg: twee posten die geen omzet zijn

De toeristenbelasting is een gemeentelijke belasting die u voor de gemeente int en afdraagt. Hoe die bij u in de btw-grondslag valt, hangt af van hoe uw gemeente de belasting heft en hoe u hem in rekening brengt. Vraag dit expliciet aan uw accountant en leg het antwoord vast, want het is een post die jaarlijks terugkomt en die u op elke factuur raakt. Zet hem in elk geval apart op de nota, los van de prijs van het verblijf: dat is sowieso de bedoeling, en het maakt de btw-behandeling naderhand controleerbaar. Het bredere verhaal staat in het stuk over toeristenbelasting en het nachtregister.

Een borgsom die u ontvangt en ongebruikt terugbetaalt, is geen vergoeding voor een prestatie. Houdt u hem in omdat er schade is, dan verandert de vraag. Een aanbetaling is wel een vergoeding en volgt de prestatie waarvoor hij is betaald. Registreer borg en aanbetaling daarom gescheiden, want aan het eind van het seizoen zijn ze in een papieren kas niet meer uit elkaar te halen.

Wat dit in de praktijk vraagt van uw administratie

De indeling is alleen waard wat de vastlegging waard is. Wat u nodig hebt, is dat elke boeking weet wat er verkocht is: welke plaatssoort, welke periode, wat zat in de prijs, wat is apart gefactureerd, wat is aanbetaling en wat is borg.

CampSuite houdt elke boeking met de gasten en hun gegevens, de aanbetaling en de berichten op één plek, ook op een telefoon, brengt online boekingen en met de hand ingevoerde boekingen in dezelfde agenda samen, zet plaatsen, accommodaties en glamping met hun eigen prijzen in één overzicht, int aanbetalingen en restbedragen met de kaart, maakt facturen en bonnen en geeft de cijfers van boekingen, bezetting en opbrengst. Daarmee is de indeling die u met uw accountant hebt afgesproken aan de bron vastgelegd in plaats van in januari gereconstrueerd. Op de functiepagina staat wat erin zit, en op de oplossingenpagina wat dat voor een kleine camping betekent. De aangifte zelf blijft werk van u en uw accountant.

Checklist voor het gesprek met uw accountant

• Actueel logiestarief en algemeen tarief opgevraagd, met datum in de ordner.
• Per plaatssoort vastgelegd of het kortdurend logies is of niet.
• Jaarplaats- en seizoenplaatsovereenkomsten getoetst, standpunt schriftelijk.
• Behandeling van doorbelaste stroom per plaatssoort opgeschreven.
• Meterstanden met datum bijgehouden, geen schattingen zonder onderbouwing.
• Kassa ingericht zodat alcohol, voedingsmiddelen en winkelartikelen gescheiden worden geboekt.
• Verhuur, wasmachine en dagtoegang als eigen posten.
• Toeristenbelasting apart op elke nota, behandeling schriftelijk bevestigd.
• Borg en aanbetaling gescheiden geregistreerd.
• Btw op investeringen in jaarplaatsen besproken voordat u investeert.

Btw op de camping is zelden een percentagevraag en bijna altijd een indelingsvraag. Eén goed gesprek in november, schriftelijk vastgelegd, en u hebt er het hele jaar geen twijfel meer over. Wilt u erover doorpraten, of over hoe uw boekingen nu worden vastgelegd, stuur dan een bericht via de contactpagina; wat elk pakket kost, staat op de prijzenpagina.