De waarschuwing komt om zeven uur, en u hebt twee uur

Code oranje om zeven uur 's avonds. Windstoten tot honderd kilometer per uur vanaf negen uur. Op het terrein staan tweehonderd eenheden, de helft daarvan tenten, twintig gasten zitten in het dorp te eten, en zes gezinnen zijn vanmiddag aangekomen en weten niet eens waar het sanitair is. Wat er in de komende twee uur gebeurt, beslist u niet in die twee uur. Dat hebt u in maart beslist, op de dag dat u opschreef wie wat doet.

Zwaar weer is het risico waarbij een camping er structureel slechter voorstaat dan een hotel: lichte bouw, bomen, open vlaktes, en gasten die het terrein niet kennen. De voorbereiding past wel in twee middagen.

Eerst: weten wat u bedreigt

Regel voor het seizoen drie dingen uit over uw terrein.

• Water. Vraag bij de gemeente en het waterschap op of delen van uw terrein in een gebied met overstromingsrisico liggen, en print het kaartbeeld. Ligt er een watergang over het terrein, vraag het waterschap dan hoe snel die stijgt. Dat antwoord staat in geen enkele app.
• Wind en bomen. Welke plaatsen liggen onder bomen, en welke daarvan onder bomen die uw laatste boomveiligheidscontrole als aandachtspunt noteerde. Dat is de lijst die u blokkeert zodra er een windwaarschuwing komt. De zorgplicht staat in het stuk over bomen en speeltoestellen.
• Afstroming. Waar blijft het water twintig minuten staan na een stevige bui. Loop na de volgende hoosbui met de terreinkaart rond en markeer het. Dat zijn de plaatsen waar in juli geen tent op hoort.

De waarschuwing moet u bereiken

Het KNMI geeft weerwaarschuwingen per provincie, met code geel, oranje en rood en per weertype. NL-Alert wordt door de overheid ingezet om mensen in een gebied direct op hun telefoon te bereiken. Allebei horen op de telefoon van degene die 's avonds dienst heeft, niet alleen op die van u.

Schrijf op wat er bij welk niveau gebeurt. Niet als beleidsstuk, maar als drie regels aan de wand van de receptie:

1. Code geel. Bericht aan alle aanwezige gasten, mededeling bij de receptie en de slagboom, meubilair en schaduwdoeken binnen, containers vastzetten.
2. Code oranje. Daarbovenop: plaatsen onder gemarkeerde bomen en in laagtes ontruimen, tentgasten persoonlijk aanspreken, verzamelplaats open en verlicht, auto's weg bij de bomen.
3. Code rood. Verzamelplaats bemand, aanwezigen turven, stroom in de blootgestelde delen af, toegang voor de brandweer vrij, besluit over ontruiming per veld.

Naast elk niveau de naam van wie beslist en die van de vervanger, per dienst. Daar lopen plannen meestal op stuk: iedereen weet wat er moet gebeuren, niemand weet wie het zegt.

De verzamelplaats en het bericht

Een verzamelplaats die u op de avond zelf verzint, is er geen. Het is een vaste, aangeduide, verlichte plek, bij voorkeur een stenen gebouw, of een open veld ver van bomen, masten en water. Het sanitairgebouw is vaak de beste keuze: het is gemetseld en iedereen weet waar het staat.

Het bericht is de andere helft. Voorbereid, in meerdere talen, kort: wat er gaat gebeuren, wanneer, wat de gast nu moet doen, waar die heen gaat. Schrijf de tekst in het voorjaar in het Nederlands, Duits en Engels, en noteer hoe u hem die avond verspreidt: als bericht aan alle aanwezige gasten, via de omroepinstallatie als u die hebt, en bij code rood te voet, rij voor rij. Bij tentgasten vervangt geen enkel bericht het aankloppen.

Dat veronderstelt iets wat veel campings 's avonds niet betrouwbaar hebben: wie er vanavond precies op welke plaats ligt. CampSuite houdt elke boeking met de gasten en hun gegevens, de aanbetaling en de berichten op één plek, ook op een telefoon, brengt online boekingen en met de hand ingevoerde boekingen in dezelfde agenda samen, laat de aankomsten en vertrekken van de dag zien en stuurt berichten naar gasten. Concreet: u hebt de bezettingslijst per plaats op uw telefoon terwijl u door de regen loopt, en u schrijft in één keer aan alle gasten van vandaag. Op de functiepagina staat wat erin zit, en op de oplossingenpagina wat dat voor een familiecamping betekent.

Wat u vooraf in het terrein regelt

• Boomveiligheidscontrole door een deskundige, met gedateerd rapport, en de aanbevolen maatregelen ook echt uitgevoerd.
• Chalets en luifels verankerd volgens voorschrift van de fabrikant. Stormbanden aan een luifel zijn geen accessoire.
• Losse spullen met een vaste opbergplek: parasols, trampolines, pingpongtafels, fietsenrekken. Een trampoline bij windkracht negen is een projectiel.
• Goten en kolken schoon voor het seizoen en opnieuw in juli. Een verstopte kolk maakt van een bui een overstroming.
• Groepenkasten zo ingericht dat u een veld apart kunt afschakelen, en van opschrift voorzien.
• Noodverlichting voor receptie en verzamelplaats, getest, accu vol.

Verzekering en huisregels

Stel deze winter drie vragen aan uw assurantieadviseur: zijn storm- en waterschade gedekt en met welk eigen risico, is bedrijfsschade na een calamiteit meeverzekerd, en welke stukken wil de verzekeraar bij een claim zien. Die derde vraag is de nuttige: het antwoord vertelt u welke registraties u moet bijhouden. Het bredere beeld staat in het stuk over verzekeringen.

En zet een alinea in de huisregels: dat u bij een waarschuwing plaatsen kunt laten ontruimen of blokkeren, dat aanwijzingen van het personeel worden opgevolgd, en dat iedereen zelf verantwoordelijk is voor het vastzetten van eigen spullen. Laat de formulering nakijken, zodat die standhoudt op de dag dat u hem nodig hebt.

Checklist

• Kaartbeeld overstromingsrisico bij gemeente en waterschap opgevraagd en opgeborgen.
• Plaatsen onder gemarkeerde bomen en in laagtes op een blokkeerlijst.
• Plekken waar water blijft staan op de terreinkaart gemarkeerd.
• KNMI-waarschuwingen en NL-Alert op de diensttelefoon.
• Drie niveaus met maatregelen, namen en vervangers bij de receptie.
• Verzamelplaats vastgesteld, aangeduid, verlicht.
• Alarmtekst klaar in drie talen.
• Bezetting per plaats 's avonds op een telefoon beschikbaar.
• Boomveiligheidscontrole gedaan, maatregelen uitgevoerd, rapport opgeborgen.
• Chalets, luifels en zonneschermen verankerd.
• Losse spullen met een vaste opbergplek.
• Goten en kolken schoon.
• Groepenkasten van opschrift voorzien, veld apart afschakelbaar.
• Noodverlichting getest.
• Storm- en bedrijfsschade met de adviseur doorgenomen.
• Alinea over noodweer in de huisregels, nagekeken.

Het is een map en twee middagen. En het is de map die van een stormnacht een schademelding maakt in plaats van een verhaal waar jaren over wordt gepraat. Wilt u erover doorpraten, of over hoe uw bezetting en gastgegevens nu geregeld zijn, stuur dan een bericht via de contactpagina; wat elk pakket kost, staat op de prijzenpagina.