Prijzen aanduiden, de controle die niemand voorbereidt

Er zijn verplichtingen die u voorbereidt omdat ze spannend zijn, zoals het zwembad of de elektrische installatie. En er zijn er die u vergeet omdat er niets van stukgaat: de prijsaanduiding hoort bij de tweede soort. Toch is het een van de makkelijkste punten om bij een controle vast te stellen, en het is ook het punt waar de meeste gastenklachten vandaan komen, want het verschil tussen de prijs op het bord en de prijs op de nota is het eerste dat een gast opmerkt.

Het goede nieuws: het is ook de goedkoopste verplichting om aan te voldoen. Een ochtend in maart, een nieuw bord en drie bestanden bijgewerkt, en u hebt er het hele seizoen geen omkijken naar.

Het uitgangspunt, en waar het staat

De basis is dat een consument vóór het sluiten van de overeenkomst de prijs moet kennen, en dat het om de totaalprijs gaat: inclusief btw en inclusief alle onvermijdbare kosten. Dat beginsel staat in de regels over prijsaanduiding en in de consumentenbepalingen van het Burgerlijk Wetboek, en de Autoriteit Consument en Markt houdt er toezicht op. Een prijs die alleen compleet wordt nadat de gast drie schermen verder is, is geen prijsaanduiding.

Hoe die regels precies uitwerken voor een dienst als een kampeerplaats, en niet voor een product in een schap, is een vraag die het waard is één keer goed te stellen. Vraag uw brancheorganisatie of de Autoriteit Consument en Markt om de actuele uitleg voor recreatiebedrijven, schriftelijk, en berg het antwoord op. Dat is een mail, en het voorkomt dat u het model van 2019 ophangt.

De vier plekken waar uw prijzen leesbaar moeten zijn

1. Buiten, bij de ingang. Zichtbaar en leesbaar vanaf de weg, zonder het terrein op te rijden. Dit is het punt dat het vaakst tekortschiet: het bord bestaat, maar het staat achter de slagboom, of de regen heeft de rechterkolom weggevreten.
2. Bij de receptie. De volledige lijst van het seizoen, op een plek waar de gast hem leest terwijl hij wacht, en niet onder de balie.
3. In elke verhuuraccommodatie. De prijs van het chalet of de glampingtent en van de bijbehorende diensten, binnen opgehangen.
4. Op al uw verkoopkanalen. Uw site, uw folder, uw pagina op de boekingssites. De prijs die daar staat bindt net zo goed als een bord.

Wat de lijst moet laten uitrekenen

De vuistregel: een gast moet zelf, zonder te bellen, kunnen uitrekenen wat het verblijf gaat kosten. Uw lijst onderscheidt dus, per periode:

• De plaats per nacht, met daarbij wat erin zit: aantal personen, auto, tent of caravan, stroom wel of niet inbegrepen.
• De extra persoon, het kind volgens de leeftijdsgrens die u hanteert, en het huisdier.
• Stroom met het aantal ampère, als u die apart in rekening brengt.
• De tweede auto, de tweede tent, de dagbezoeker.
• Chalets en glampingtenten, per nacht en per week, met de schoonmaak en het linnengoed als die er zijn, en met de vermelding of ze verplicht of optioneel zijn.
• De diensten die bijna iedereen afneemt: wasserette, warme douche als die betaald is, laadpunt, huur van een koelkast.
• Reserveringskosten, als u die rekent. Kosten die niet zijn aangeduid, kunt u niet vorderen.

De bedragen zijn totaalprijzen in euro, inclusief btw. En de klassieke valkuil: een tarief "vanaf" zonder de volledige lijst ernaast is geen prijsaanduiding maar een lokkertje.

Toeristenbelasting: apart en tegen het tarief van dit jaar

Toeristenbelasting is niet uw prijs. U int haar voor de gemeente, en ze hoort los van de verblijfsprijs te staan, zowel op het bord als op de nota. Drie controles, elk jaar opnieuw:

• De geldende verordening. Het tarief wordt door de gemeenteraad vastgesteld en verandert vaker dan u denkt. Haal de verordening van dit jaar op en berg hem gedateerd op.
• De vrijstellingen die de verordening kent. Hang ze erbij: dat is wat de discussie aan de balie beëindigt.
• Of uw gemeente een forfait kent of per overnachting heft, en of er een maximumaantal nachten geldt. Dat laatste wordt het vaakst vergeten in de berekening op het bord.

Het bredere verhaal, inclusief het nachtregister, staat in het stuk over toeristenbelasting.

Overal dezelfde prijs is de halve klus

De meest voorkomende tekortkoming is niet een ontbrekend bord, maar drie verschillende prijzen: die van het bord, die van de site en die van de boekingssite. Dat gebeurt omdat ze door drie mensen op drie momenten worden bijgewerkt.

De enige methode die standhoudt is één gedateerde referentielijst, en geen bedrag met de hand overtypen. Stel de tarieven één keer vast, in november, verspreid ze daarna vanuit dat document en vink elk kanaal af: ingangsbord, receptie, accommodaties, site, folder, elke boekingssite, reserveringsvoorwaarden.

CampSuite zet plaatsen, accommodaties en glamping in één agenda met hun eigen prijzen, brengt online boekingen en met de hand ingevoerde boekingen bij elkaar zodat een plaats niet twee keer wordt aangeboden, int aanbetalingen en restbedragen met de kaart, maakt facturen en bonnen, stuurt bevestigingen naar gasten en geeft de cijfers van boekingen, bezetting en opbrengst. Uw tarieven staan daarmee op één plek, en met een channel manager verspreidt u ze zonder ze per boekingssite over te typen. Op de functiepagina staat wat erin zit, en op de oplossingenpagina wat dat voor een familiecamping betekent. Hoe u de tarieven zelf bepaalt staat in het stuk over prijzen voor het volgende seizoen.

De nota die de gast meekrijgt

Tot slot een punt dat vaak met de prijsaanduiding wordt verward: de nota. De gast hoort weg te gaan met een document dat specificeert wat er is betaald, met het verblijf aan de ene kant en de toeristenbelasting aan de andere, met uw gegevens en de data. Het is een andere verplichting, maar dezelfde reflex: als de specificatie leesbaar is, is er geen discussie.

Checklist voor de opening

• Actuele uitleg over prijsaanduiding voor recreatiebedrijven schriftelijk opgevraagd.
• Buitenbord vernieuwd, leesbaar vanaf de weg, beschermd tegen regen.
• Volledige lijst bij de receptie, op ooghoogte.
• Aanduiding binnen in elk chalet en elke glampingtent.
• Totaalprijzen per periode, met wat in de plaatsprijs zit.
• Extra personen, kinderen per leeftijdsgrens, huisdieren, stroom met ampère.
• Schoonmaak en linnengoed aangemerkt als verplicht of optioneel.
• Reserveringskosten aangeduid, of afgeschaft.
• Toeristenbelasting apart, tegen het tarief van de verordening van dit jaar, met het maximumaantal nachten als dat geldt.
• Vrijstellingen erbij gehangen.
• Dezelfde lijst op de site, in de folder en op elke boekingssite, stuk voor stuk nagelopen.
• Notamodel gecontroleerd: verblijf en belasting gescheiden.

Een ochtend werk, en het is het onderwerp waar u tot volgend jaar niets meer over hoort. Wilt u dat we samen kijken hoe uw tarieven en boekingen nu geregeld zijn, stuur dan een bericht via de contactpagina; wat elk pakket kost, staat op de prijzenpagina.