Quem fica onde, e porque decide o seu agosto

Dois parques de campismo com o mesmo número de alvéolos, a mesma localização e os mesmos preços podem acabar agosto com sete pontos de ocupação de diferença. A diferença quase nunca está no marketing. Está em quem recebe que alvéolo, e em quando isso se decide. Uma reserva de três noites colocada no meio de uma semana livre no alvéolo 14 não lhe custa três noites: custa-lhe a semana, porque de cada lado ficam duas noites que ninguém compra.

A atribuição de alvéolos não é, portanto, uma tarefa administrativa. É uma decisão de receita. E toma-se em janeiro em vez de num sábado de manhã com doze carros à espera.

A primeira decisão: número fixo ou escolha livre

Há três modelos, e cada um tem um custo.

• Escolha livre. O hóspede escolhe o que vê vazio. Agradável para os habituais, tranquilo na receção, e invendável online: não pode confirmar pela internet o que não sabe. E ficam buracos, porque ninguém estaciona a pensar em deixar espaço ao seguinte.
• Atribuição fixa na reserva. O hóspede sabe onde fica, pode vender online e pode planear. Em troca tem de cumprir o prometido, também na sexta-feira quando alguém quer prolongar.
• Reservar categoria, numerar depois. O hóspede reserva "alvéolo com eletricidade acima de noventa metros", e o número atribui-o uns dias antes. Para a maioria dos parques é o melhor equilíbrio: vende-se online e mantém a mão na planta até pouco antes da chegada.

Se hoje deixa escolher e quer vender pela internet, o terceiro modelo é o passo que menos dói.

Categorias que o hóspede entende

Uma categoria só serve se o hóspede notar a diferença e a pagar. Quatro a seis bastam quase sempre, e distinguem-se por coisas que se podem fotografar: metros quadrados, amperagem da tomada, sombra ou sol, distância aos sanitários, se tem inclinação, se tem ponto de água próprio.

Dois erros que se repetem. O primeiro são vinte categorias que se distinguem por detalhes: o hóspede não as entende e escolhe a mais barata. O segundo é uma única categoria para tudo: assim vende o alvéolo com vista ao mesmo preço do que fica ao lado dos contentores, e quem fica com o mau escreve a avaliação.

Evitar buracos sem jogar tetris

O ofício está em colocar as estadas curtas de forma a não deixar restos invendáveis. Três regras resolvem a maior parte:

1. As estadas curtas nas pontas. Ponha uma reserva de duas noites no fim de um bloco e não no centro de uma semana vazia.
2. As longas primeiro. Quem fica duas semanas recebe o alvéolo em torno do qual preenche depois.
3. Mínimo de noites nas semanas de ponta. Na Páscoa, nos feriados prolongados e nas duas semanas centrais de agosto, um mínimo é mais eficaz do que qualquer recolocação posterior, e fica no preçário em vez de ser explicado ao telefone.

E há uma ferramenta que muitos não usam: recolocar antes da chegada. Se vende categorias e atribui os números três dias antes, fecha os buracos uma vez por semana sem tirar nada a ninguém. Mudar de alvéolo um hóspede que já está instalado, pelo contrário, só em caso de necessidade e nunca sem compensação.

Pedidos, alvéolos de época e o lugar com sombra

Todo o parque tem três ou quatro alvéolos que todos querem. Decida de antemão com que regra são atribuídos e diga-a em voz alta: por ordem de reserva, por duração da estada, ou como categoria própria com preço próprio. Qualquer coisa é melhor do que "por critério", porque o critério não se explica quando dois clientes habituais querem o mesmo alvéolo.

Os pedidos anotam-se na reserva e respondem-se com honestidade: "fica anotado, não podemos garantir" é uma boa resposta, "vamos ver" não é. E agrupe os alvéolos de época numa zona, longe da passagem de quem está de trânsito. Isso resolve mais queixas de ruído do que qualquer regulamento interno. O enquadramento dos contratos está em o artigo sobre alvéolos de época.

O dia das chegadas que resulta daí

Uma boa atribuição nota-se ao sábado. Quem já sabe que alvéolo é de quem pode imprimir a lista na sexta à noite, colocar as placas, ordenar as chegadas pela hora prevista e fazer a entrada em dois minutos em vez de dez. O dia em si está em o artigo sobre o check-in.

O CampSuite reúne as reservas feitas online e as feitas à mão na mesma agenda, de modo que um alvéolo nunca é oferecido duas vezes, lista alvéolos, alojamentos e glamping com os seus próprios preços, guarda cada reserva com os hóspedes e os seus dados, o sinal e as mensagens no mesmo lugar, também no telemóvel, mostra as chegadas e as partidas do dia, envia confirmações e mensagens aos hóspedes e dá os números de reservas, ocupação e receitas. Há também um desenhador do mapa do parque. Veja o que inclui em funcionalidades e o que muda num parque de costa com muita rotação em soluções.

Decidir no inverno, não em julho

• Modelo de atribuição escolhido: escolha livre, número fixo, ou categoria com número depois.
• Quatro a seis categorias definidas, por caraterísticas fotografáveis.
• Cada alvéolo atribuído a uma categoria, com metros e amperagem anotados.
• Diferença de preço entre categorias que reflita a diferença real.
• Mínimo de noites para a Páscoa, feriados e semanas de ponta, no preçário.
• Regra escrita para os alvéolos mais pedidos.
• Alvéolos de época agrupados e separados do trânsito.
• Marcação semanal na agenda para fechar buracos antes das chegadas.
• Os pedidos vivem na reserva, não num papel.
• A lista de chegadas prepara-se na véspera à noite, não nessa manhã.

É uma tarde de janeiro, e é a tarde que em agosto lhe enche as semanas que de outro modo ficam a meio. Se quiser que vejamos como está organizada a sua agenda, escreva-nos pela página de contacto; os preços de cada plano estão na página de preços.