O boletim de alojamento no seu parque, sem correr atrás dos prazos

Um autocaravanista holandês chega ao parque numa sexta-feira à noite, paga duas noites e segue viagem no domingo. Para a lei portuguesa, isso são dois boletins de alojamento: um a comunicar a entrada, outro a comunicar a saída, ambos com prazo. A obrigação vem do artigo 15.º da Lei n.º 23/2007, a lei de estrangeiros, que nomeia expressamente os parques de campismo ao lado dos hotéis e do alojamento local. Durante anos a comunicação fez-se ao SEF; com a extinção do SEF passou para a AIMA, e a plataforma continua a ser o SIBA, o Sistema de Informação de Boletins de Alojamento.

Este guia explica quem está obrigado, que dados são pedidos, quais são os prazos e como organizar a receção para que a comunicação seja uma rotina de cinco minutos e não uma pilha de fichas ao fim da época.

Quem está obrigado, e por quem

Está obrigado quem explora um estabelecimento que aloja pessoas mediante pagamento: empreendimentos turísticos, alojamento local e parques de campismo e de caravanismo. Uma área de serviço para autocaravanas com pernoita paga entra na mesma lógica; se a sua área é gratuita e municipal, confirme com a câmara quem responde pela comunicação.

A obrigação existe apenas para cidadãos estrangeiros, isto é, qualquer hóspede que não tenha nacionalidade portuguesa, incluindo os cidadãos de outros países da União Europeia. Um casal de Braga não gera boletim; um casal de Vigo gera. Num parque do Algarve ou da Costa Vicentina em julho, isso significa a maior parte das chegadas.

Que dados pede o boletim

O SIBA pede, por cada hóspede estrangeiro, os dados de identificação e os dados da estada:

• Nome completo, data de nascimento e nacionalidade.
• Tipo de documento de identificação, número e país emissor.
• País de residência habitual.
• Data de entrada e data de saída prevista.
• O estabelecimento onde fica alojado.

Nada disto é difícil de recolher; o que é difícil é recolhê-lo no momento em que há sete famílias à espera na receção. Daí a importância de pedir os dados antes da chegada, com a reserva, e de guardar apenas o que a lei exige.

Prazos: a entrada e a saída

A entrada tem de ser comunicada no prazo de três dias úteis a contar do dia em que o hóspede chega. A saída tem o mesmo prazo, contado da partida. Um fim de semana prolongado ou um feriado alarga a contagem, mas não a suspende: quem chega numa quinta-feira antes de um feriado à sexta tem a comunicação a vencer na terça seguinte.

A comunicação faz-se em linha, no SIBA, depois de o estabelecimento estar registado na plataforma, um passo único que convém tratar fora da época. Guarde o comprovativo de cada envio junto da reserva: é a única forma de demonstrar, meses depois, que o boletim foi entregue e quando.

O que acontece se falhar

A falta de comunicação, a comunicação fora de prazo ou com dados errados é uma contraordenação, com coima por cada boletim em falta. Numa época com centenas de entradas estrangeiras, um hábito de "faço isto no fim da semana" pode transformar-se numa lista longa. E, como os dados recolhidos são dados pessoais, a sua política de privacidade e o seu registo de tratamentos têm de dizer que os recolhe, para quê e por quanto tempo.

Como organizar a receção

O segredo está em fazer a recolha antes da chegada. Quem reserva pela internet pode preencher os dados dos hóspedes ao reservar ou nos dias anteriores, a partir do telemóvel. Na chegada só falta conferir o documento e confirmar a data de saída.

Para isso, cada reserva tem de ter os seus hóspedes associados, em vez de um caderno com os nomes e uma pasta com as fichas. No CampSuite, cada reserva guarda os hóspedes com os seus dados, o sinal pago e as mensagens trocadas num só lugar; quando é preciso preencher o boletim, a informação está na reserva e não espalhada por três sítios. Para uma área de serviço para autocaravanas, a lógica é a mesma com menos campos: uma matrícula, um condutor, uma noite.

Três hábitos que poupam horas:

• Um formulário único para o hóspede, na língua dele, com os campos que a lei pede e nenhum a mais.
• Uma hora fixa do dia para as comunicações, atribuída a alguém do turno, e não "quando houver tempo".
• O comprovativo de cada envio guardado com a reserva.

Lista para esta semana

• Registo do parque no SIBA feito, ou data marcada para o fazer.
• Formulário de dados do hóspede revisto: pede tudo o que a lei exige e nada mais.
• Um momento fixo do dia para comunicar entradas e saídas.
• Política de privacidade atualizada com este tratamento.
• Os hóspedes de cada reserva guardados com a reserva, não num caderno à parte.

O boletim de alojamento não vai desaparecer, e em julho e agosto é uma tarefa de todos os dias. Quanto mais cedo deixar de ser uma pilha de fichas ao fim do turno e passar a ser um par de cliques com os dados que o hóspede já escreveu, mais tempo sobra para o parque. Se quiser ver como o CampSuite o faz quando chegar a Portugal, deixe-nos os seus dados e avisamos assim que puder abrir a sua conta.