A conta da luz do alvéolo, sem discussão em setembro

Há uma conversa que se repete em todos os parques de campismo com alvéolos de época, sempre no fim da temporada, e sempre com a mesma estrutura. O cliente diz que não pode ter gasto aquilo. O gestor diz que o contador é o que é. E nenhum dos dois tem um papel para mostrar ao outro. Essa conversa não se resolve com argumentos: resolve-se em março, com um contador, uma folha de leituras e três linhas no contrato.

Vale a pena tratar isto bem porque a eletricidade deixou de ser um pormenor. Entre as caravanas com ar condicionado, os aquecedores elétricos em outubro e agora os carros a carregar, é a rubrica que mais cresce e a única que o cliente não consegue estimar sozinho.

Primeiro: escolher entre incluir e medir

Há três modelos, e só um deles funciona em alvéolos de época.

• Incluído no preço. Razoável em alvéolos de passagem, onde a estada é curta e o consumo previsível. A partir do momento em que alguém liga um aquecedor durante três semanas de outubro, deixa de o ser.
• Avença fixa por época. Simples de faturar e injusta para os dois lados: quem gasta pouco paga de mais, quem gasta muito paga de menos e não tem razão para desligar nada. Se a usar, use-a apenas como mínimo, com acerto por consumo acima dele.
• Contador por alvéolo. O único modelo que resiste a uma discussão. Mede o que cada um gastou, e põe o incentivo do lado certo.

Para alvéolos de época, instale contador. É a obra que mais rapidamente se paga sozinha, e normalmente paga-se na primeira temporada fria.

Os contadores: o que instalar e onde

1. Contador por alvéolo, não por coluna. Uma coluna com quatro tomadas e um só contador obriga-o a repartir, e repartir é discutir.
2. Com número de série visível e associado ao alvéolo numa lista escrita. Quando um contador é substituído, regista-se a data, a leitura final do antigo e a inicial do novo. Essa linha vale ouro.
3. Acessível sem entrar na parcela do cliente. Caso contrário, a leitura depende de encontrar alguém em casa.
4. Protegido e selado. Não por desconfiança, mas porque o selo intacto é o que encerra a conversa quando ela aparece.
5. Instalado por eletricista habilitado, com a declaração de conformidade da instalação. Vai precisar dela em qualquer inspeção.

As leituras: a parte que custa a discussão

Quase todos os conflitos sobre eletricidade não são sobre o preço, são sobre a leitura. Resolvem-se com uma rotina chata e barata:

• Leitura inicial no início da época, assinada pelas duas partes, ou pelo menos enviada por escrito ao cliente no próprio dia.
• Leituras intermédias, pelo menos mensais, enviadas ao cliente por mensagem. Um cliente que recebe a leitura todos os meses nunca é surpreendido em setembro, e às vezes descobre sozinho que deixou um aquecedor ligado.
• Fotografia do mostrador com a data, em cada leitura. Demora cinco segundos e substitui qualquer argumento.
• Leitura final na saída, com o cliente presente se for possível.
• Nunca estimar sem dizer que está a estimar. Se um contador avariou, escreva que o valor é estimado, com que base, e proponha um acerto.

O preço por kWh, e o que pode cobrar

Aqui é preciso ser preciso e prudente ao mesmo tempo. O que repercute ao cliente é o custo da energia que ele consumiu. Não é uma atividade de venda de eletricidade: é a repercussão de um custo seu, e a forma de o calcular tem de estar escrita no contrato antes da época.

O caminho limpo é este: defina no contrato um preço por kWh, diga como é calculado, e diga quando pode ser revisto. Muitos parques usam o custo médio da sua própria fatura no período, acrescido de uma parte proporcional das perdas de rede interna, e dizem-no por escrito. Outros fixam um valor para a época inteira e assumem o risco de variação. As duas abordagens são defensáveis; o que não é defensável é não ter escrito nenhuma delas.

Confirme com o seu contabilista como deve faturar esta rubrica e qual a taxa de IVA aplicável à repercussão nas suas circunstâncias, porque depende de como está estruturada a relação com o cliente de época e não é igual à da estada. Peça a resposta por escrito e guarde-a com o contrato.

O que escrever no contrato

Três linhas, e evitam a conversa inteira:

• Que a eletricidade é medida por contador individual e faturada à parte da renda do alvéolo.
• O preço por kWh ou a fórmula que o determina, e quando pode ser revisto.
• A periodicidade das leituras e da faturação, e o prazo de pagamento, com o que acontece em caso de atraso.

Acrescente uma quarta se tiver carregamento de veículos elétricos: diga se é permitido carregar no alvéolo, com que potência, e se tem de ser feito no posto de carregamento. Uma caravana a carregar um carro numa tomada de alvéolo é um problema elétrico antes de ser um problema de faturação. O enquadramento dos contratos de época está em o artigo sobre alvéolos de época, e o dos atrasos em o artigo sobre alvéolos em atraso.

Onde isto se encontra com a gestão

Nada disto exige um programa, mas tudo isto exige que as leituras, as faturas e os pagamentos estejam no mesmo sítio que o cliente. Quando as leituras estão num caderno e as faturas noutro lado, o acerto de setembro faz-se de memória.

O CampSuite guarda cada reserva com os hóspedes e os seus dados, o sinal e as mensagens no mesmo lugar, também no telemóvel, cobra sinais e saldos com cartão, emite faturas e recibos, envia mensagens aos hóspedes e dá os números de reservas, ocupação e receitas. Na prática: a mensagem mensal com a leitura fica junto do cliente a que diz respeito, e a fatura da eletricidade sai do mesmo sítio que a da renda. Veja o que inclui em funcionalidades e o que muda num parque pequeno em soluções.

Lista para antes da próxima época

• Contador individual em cada alvéolo de época, instalado por eletricista habilitado.
• Declaração de conformidade da instalação arquivada.
• Lista escrita de alvéolo, número de série do contador e data de instalação.
• Contadores acessíveis sem entrar na parcela e selados.
• Leitura inicial feita e comunicada por escrito no primeiro dia.
• Calendário de leituras mensais marcado.
• Fotografia datada em cada leitura.
• Preço por kWh ou fórmula escrito no contrato, com a regra de revisão.
• Periodicidade de faturação e prazo de pagamento no contrato.
• Regra sobre carregamento de veículos elétricos no alvéolo.
• Tratamento fiscal da repercussão confirmado por escrito com o contabilista.

Feito assim, o fim da época deixa de ter aquela conversa. Se quiser falar sobre como está a registar as leituras e a faturar, escreva-nos pela página de contacto; os preços de cada plano estão na página de preços.