El correo de antes de llegar, el que te ahorra el sábado

Haz una cosa esta semana: apunta durante siete días todas las llamadas que entran en recepción y de qué van. Te vas a encontrar siempre la misma lista. A qué hora puedo entrar. Dónde está la entrada. Cuánto cuesta el perro. Hay que llevar adaptador. ¿Está abierta la piscina?

Son entre diez y veinte llamadas al día en julio, y todas se podían haber contestado con un mensaje enviado tres días antes. El correo previo a la llegada es la mejora de operativa más barata que existe en un camping, y está sin hacer en la mayoría.

Cuándo se envía

Tres días antes de la llegada, no una semana. A una semana el cliente todavía no está preparando el viaje y no lo lee; el mismo día ya va conduciendo. Tres días es cuando está haciendo la maleta y mirando la ruta, y es cuando hace las preguntas.

Si tienes temporada alta con entradas los sábados, programa el envío el miércoles. Y uno solo: el cliente que recibe cuatro correos de tu camping deja de abrir el cuarto, que suele ser el importante.

Lo que tiene que decir, por orden de utilidad

1. Cómo llegar de verdad. No las coordenadas de la oficina: la entrada por la que quieres que entre una caravana, con el nombre de la carretera y una frase del tipo "no sigas el navegador por el camino del molino". Esto por sí solo quita media docena de llamadas.
2. La hora de entrada y la de salida, con lo que pasa si llega antes: donde puede aparcar, si puede usar la piscina mientras espera, y a qué hora estará lista la parcela.
3. Qué hacer si llega tarde, con una hora límite y un teléfono. Esta es la línea que te ahorra la llamada de las once de la noche.
4. Lo que falta por pagar, con el importe exacto, y si se puede pagar antes. Y la tasa turística aparte, con su nombre, para que no sea una sorpresa en el mostrador.
5. Los papeles que hace falta traer. El documento de identidad de todos los ocupantes, incluidos los menores, porque el registro de viajeros se lo pide a todos. Está en el artículo sobre el registro de viajeros.
6. Las dos o tres normas que generan conflictos: horario de silencio, barrera cerrada por la noche, coches, visitas. No el reglamento completo: dos o tres líneas y un enlace. El resto está en el artículo sobre el reglamento interno.
7. Lo que está cerrado o en obras. Si la piscina abre el 15 de junio y el cliente llega el 10, dilo tú antes de que lo descubra él. Esta línea te ahorra más reseñas malas que ninguna otra.
8. Lo práctico del sitio: adaptador o tipo de enchufe, si hace falta alargador, si hay supermercado, a qué hora pasa el panadero, si hay cobertura.

Lo que no debe llevar

• No una oferta. Ya ha comprado. Un correo previo a la llegada que intenta venderle una excursión pierde la información práctica.
• No el reglamento entero pegado en el cuerpo. Nadie lee cuatro pantallas en el móvil.
• No un PDF adjunto. La mitad de tus clientes lo abren en el teléfono, en una gasolinera, con mala cobertura. Texto, en el propio correo.
• No una petición de reseña. Eso va después de la salida, y está en el artículo sobre las reseñas.

Que se lea en el móvil y sin conexión

Escríbelo como si se leyera de pie en un área de servicio, porque es exactamente lo que va a pasar.

Un asunto que diga lo que es: el nombre del camping, la fecha de llegada y las palabras "cómo llegar". Lo importante en las primeras diez líneas, sin preámbulo. La dirección y el teléfono en texto, no en una imagen, para que se puedan copiar y marcar. Y una sola llamada a la acción, que es el enlace al mapa.

Si tienes clientes extranjeros habituales, manda el mismo mensaje en su idioma. Un cliente francés que entra por el camino equivocado porque el aviso estaba en castellano te va a costar lo mismo que si no lo hubieras enviado.

El efecto, que se puede medir

Mide tres cosas durante un mes, antes y después:

• Llamadas al día a recepción, apuntadas con el motivo.
• Clientes que llegan después de la hora de cierre de recepción.
• Discusiones en el mostrador sobre el importe o la tasa.

Los campings que lo ponen en marcha suelen ver caer las llamadas alrededor de la mitad en dos semanas. Eso es una persona en recepción que puede atender a quien está delante, que es el otro motivo de las colas de los sábados. Cómo organizar esa mañana está en el artículo sobre el check in.

CampSuite guarda cada reserva con sus clientes y sus datos, su anticipo y sus mensajes en un solo sitio, también desde el móvil, envía confirmaciones y mensajes a los clientes, cobra anticipos y saldos con tarjeta y muestra las entradas y salidas del día. Para esto sirve justamente a eso: el mensaje sale de la propia reserva, con el importe pendiente y las fechas correctas, en lugar de copiarse a mano desde una plantilla el miércoles por la tarde. Lo que incluye está en la página de funcionalidades, y lo que significa para un camping pequeño en la página de soluciones.

Lista para montarlo una vez

• Siete días de llamadas apuntadas con el motivo.
• Envío programado tres días antes de la llegada.
• Un solo correo, no una secuencia.
• Indicaciones de llegada por la entrada correcta, con el aviso del navegador.
• Hora de entrada y de salida, y qué hacer si llega antes.
• Instrucciones y teléfono para la llegada tardía, con hora límite.
• Importe pendiente y tasa turística por separado.
• Documentos de todos los ocupantes, menores incluidos.
• Dos o tres normas, con enlace al reglamento.
• Lo que está cerrado o en obras, dicho por ti.
• Tipo de enchufe, alargador, tienda y cobertura.
• Asunto que diga nombre, fecha y cómo llegar.
• Sin PDF, sin oferta, sin petición de reseña.
• Traducido si tienes clientes extranjeros habituales.
• Las tres medidas comparadas al mes siguiente.

Es una tarde de trabajo y se queda hecho para siempre. Si quieres que lo repasemos juntos, escríbenos desde la página de contacto; los precios de cada plan están en la página de precios.