Qui va où, et pourquoi cela décide de votre août

Deux campings avec le même nombre d'emplacements, la même situation et les mêmes tarifs peuvent finir août avec sept points d'occupation d'écart. L'écart est rarement dans le marketing. Il est dans qui reçoit quel emplacement, et dans le moment où cela se décide. Une réservation de trois nuits posée au milieu d'une semaine libre sur l'emplacement 14 ne vous coûte pas trois nuits : elle vous coûte la semaine, parce qu'il reste de chaque côté deux nuits que personne n'achète.

L'attribution des emplacements n'est donc pas une tâche administrative. C'est une décision de recette. Et elle se prend en janvier plutôt qu'un samedi matin avec douze voitures qui attendent.

La première décision : numéro fixe ou libre choix

Il y a trois modèles, et chacun a un prix.

• Libre choix. Le campeur prend ce qu'il voit de libre. Agréable pour les habitués, tranquille à l'accueil, et invendable en ligne : vous ne pouvez pas confirmer sur internet ce que vous ne connaissez pas. Et il reste des trous, parce que personne ne se gare en pensant à laisser la place au suivant.
• Attribution fixe à la réservation. Le campeur sait où il va, vous vendez en ligne et vous pouvez planifier. En échange il faut tenir ce qui est promis, y compris le vendredi quand quelqu'un veut prolonger.
• Réserver une catégorie, numéroter ensuite. Le campeur réserve "emplacement avec électricité de plus de cent mètres", et vous attribuez le numéro quelques jours avant. Pour la plupart des terrains c'est le meilleur équilibre : vendable en ligne, et vous gardez la main sur le plan jusqu'à peu avant l'arrivée.

Si vous laissez choisir aujourd'hui et que vous voulez vendre en ligne, le troisième modèle est le pas qui fait le moins mal.

Des catégories que le campeur comprend

Une catégorie ne sert que si le campeur voit la différence et la paie. Quatre à six suffisent presque toujours, et elles se distinguent par des choses qu'on peut photographier : la surface en mètres carrés, l'ampérage de la borne, l'ombre ou le soleil, la distance au bloc sanitaire, la pente, un point d'eau individuel.

Deux erreurs qui reviennent. La première, vingt catégories qui se distinguent par des détails : le campeur ne les comprend pas et prend la moins chère. La seconde, une seule catégorie pour tout : alors vous vendez l'emplacement sous les pins au même prix que celui près des conteneurs, et celui qui a le mauvais écrit l'avis.

Éviter les trous sans jouer au tétris

Le vrai métier est de placer les courts séjours pour qu'il ne reste pas de restes invendables. Trois règles règlent l'essentiel :

1. Les courts séjours en bord de bloc. Posez une réservation de deux nuits en fin de série, pas au centre d'une semaine vide.
2. Les longs séjours d'abord. Celui qui reste deux semaines reçoit l'emplacement autour duquel vous remplirez ensuite.
3. Une durée minimale sur les semaines de pointe. Sur les ponts de mai et les deux semaines centrales d'août, un minimum est plus efficace que n'importe quelle réorganisation après coup, et il figure dans la grille au lieu d'être expliqué au téléphone.

Et il y a un outil que beaucoup n'utilisent pas : replacer avant l'arrivée. Si vous vendez des catégories et attribuez les numéros trois jours avant, vous refermez les trous une fois par semaine sans rien retirer à personne. Changer d'emplacement un campeur déjà installé, en revanche, ne se fait qu'en cas de nécessité et jamais sans compensation.

Les demandes, les locatifs et l'emplacement au bord de l'eau

Chaque terrain a trois ou quatre emplacements que tout le monde veut. Décidez à l'avance selon quelle règle ils sont attribués, et dites la règle à voix haute : par ordre de réservation, par durée de séjour, ou comme une catégorie à part avec son propre tarif. Tout vaut mieux que "au feeling", parce que le feeling ne s'explique pas quand deux habitués veulent le même emplacement.

Les demandes se notent à la réservation et se répondent honnêtement : "on le note, on ne peut pas le garantir" est une bonne réponse, "on verra" n'en est pas une. Et regroupez les emplacements à l'année dans une zone, loin du passage. Cela règle plus de plaintes de bruit que n'importe quel règlement intérieur. La différence entre les deux modèles d'emplacement est dans le billet sur les emplacements nus et locatifs.

Le jour des arrivées qui en découle

Une bonne attribution se voit le samedi. Qui sait déjà quel emplacement est pour qui peut imprimer la liste le vendredi soir, planter les étiquettes, trier les arrivées par heure annoncée et faire l'installation en deux minutes au lieu de dix. La journée elle-même est dans le billet sur le check-in.

CampSuite réunit les réservations prises en ligne et celles prises à la main dans un seul planning, de sorte qu'un emplacement n'est jamais proposé deux fois, liste emplacements, hébergements et insolites avec leurs propres tarifs, garde chaque réservation avec ses occupants et leurs coordonnées, son acompte et ses messages au même endroit, y compris sur un téléphone, affiche les arrivées et les départs du jour, envoie les confirmations et les messages aux campeurs et donne les chiffres de réservations, d'occupation et de recettes. Il y a aussi un concepteur de plan de terrain. Le détail est sur la page des fonctionnalités, et ce que cela change selon votre terrain sur la page des solutions.

Décider en hiver, pas en juillet

• Modèle d'attribution choisi : libre choix, numéro fixe, ou catégorie avec numéro plus tard.
• Quatre à six catégories définies, sur des critères photographiables.
• Chaque emplacement rattaché à une catégorie, avec surface et ampérage.
• Écart de prix entre catégories qui reflète l'écart réel.
• Durée minimale pour les ponts et les semaines de pointe, dans la grille.
• Règle écrite pour les emplacements les plus demandés.
• Emplacements à l'année regroupés et séparés du passage.
• Rendez-vous hebdomadaire à l'agenda pour refermer les trous avant les arrivées.
• Les demandes vivent dans la réservation, pas sur un papier.
• La liste des arrivées se prépare la veille au soir, pas le matin.

C'est un après-midi de janvier, et c'est l'après-midi qui en août remplit les semaines qui resteraient à moitié vides. Si vous voulez qu'on regarde ensemble comment votre planning est organisé, écrivez-nous depuis la page de contact ; les tarifs de chaque formule sont sur la page des tarifs.