Saison finie, regardez les chiffres qui décident

En octobre, tous les exploitants disent la même phrase : la saison s'est bien passée. Parfois c'est vrai, et parfois cela veut dire qu'en août il ne restait pas un emplacement libre et que personne n'a regardé le reste de l'année. La différence coûte de l'argent, parce que les tarifs de l'an prochain se décident maintenant, et ils se décident soit avec ce dont on se souvient, soit avec ce qu'on peut compter.

Voici les chiffres qui comptent, dans l'ordre où il faut les regarder. Aucun ne demande un logiciel de comptabilité : ils demandent le registre des séjours et une demi-heure au calme.

Premier : le taux d'occupation, mais par type d'emplacement

Le taux global de la saison ne sert presque à rien. Il dit que c'était plein, pas ce qui était plein. Ce qu'il faut, c'est l'occupation séparée par type : emplacements nus, emplacements avec électricité, grands emplacements pour camping-cars, mobil-homes, hébergements insolites, emplacements à l'année.

Le calcul est simple : nuitées vendues divisées par nuitées disponibles, les nuitées disponibles étant le nombre d'unités de ce type multiplié par les jours d'ouverture. Faites-le par type et il en sort presque toujours deux choses. La première, c'est qu'un type d'hébergement travaille bien moins que les autres et que le total le masquait. La seconde, c'est que le type qui dépasse quatre-vingt-dix pour cent depuis trois ans a le mauvais prix, pas la mauvaise demande.

Deuxième : la recette par emplacement disponible

C'est le chiffre qui met fin à la discussion sur les prix. Prenez la recette d'hébergement d'un type d'emplacement et divisez-la par les nuitées disponibles du même type. Vous obtenez ce que rapporte chaque emplacement de ce type, chaque jour où le camping est ouvert, plein ou vide.

Il sert parce que le prix et l'occupation, séparément, trompent. Un emplacement avec électricité à tarif plus élevé et occupation moyenne peut rapporter plus qu'un emplacement nu toujours plein. Tant que vous ne regardez que l'occupation, vous ne le voyez pas, et vous continuez à remiser précisément ce qui rapporte le plus.

Laissez la taxe de séjour en dehors du calcul : vous l'encaissez pour la collectivité, ce n'est pas votre recette. Et isolez les extras : électricité au compteur, animal, laverie, locations de matériel. Les extras se regardent à part, parce que c'est souvent la ligne qui progresse avec le moins d'effort.

Troisième : la durée moyenne de séjour

Nuitées vendues divisées par le nombre de réservations. C'est le chiffre qui explique la charge de l'accueil. Deux terrains avec la même occupation et une durée moyenne différente ne font pas le même métier : à trois nuits de moyenne, vous faites trois fois les arrivées, trois fois les ménages, trois fois les encaissements.

Regardez-la par mois, pas seulement sur l'année. Si juin est à deux nuits et août à neuf, votre problème de juin n'est pas le prix : c'est la durée minimale et la façon dont vous vendez les ponts. Une durée minimale sur les ponts de mai et en haute saison, décidée maintenant et écrite dans la grille, est le levier le plus simple sur ce chiffre.

Quatrième : d'où venaient les réservations

Répartissez les réservations de la saison en quatre groupes : directes depuis votre site, téléphone ou courriel, portails et agences, clients qui reviennent. Mettez à côté de chacun la recette et, pour les portails, la commission payée.

• Si la part des portails a augmenté par rapport à l'an dernier, vous avez payé plus de commission pour le même remplissage.
• Si les directes stagnent, regardez votre site : combien de personnes demandent un devis et combien réservent sans appeler.
• Si vous avez beaucoup de clients fidèles, écrivez-leur l'an prochain avant d'ouvrir les contingents sur les portails. C'est le remplissage le moins cher qui existe.
• Si les portails ne vous apportent que des nuitées d'août, alors que vous auriez rempli de toute façon, vous payez des commissions pour rien : réduisez le contingent sur les semaines pleines et laissez-le ouvert en juin et en septembre.

Cinquième : annulations, non-présentations et acomptes

Comptez combien de réservations ont été annulées, combien ne se sont pas présentées, et combien d'acomptes sont restés impayés. Regardez ensuite quand les annulations sont arrivées : à trois mois, cela se revend sans difficulté ; à trois jours, non.

Si les annulations tardives sont nombreuses, la réponse n'est pas une pénalité plus dure : c'est un acompte demandé systématiquement, y compris sur les emplacements nus, et des conditions écrites clairement et acceptées au moment de la réservation. Si les non-présentations sont nombreuses, c'est presque toujours que personne n'a écrit au campeur dans les jours précédant l'arrivée.

Les mêmes données servent aux obligations

L'avantage pratique d'avoir cela en ordre en octobre, c'est que ces chiffres vous sont demandés de toute façon. L'enquête de fréquentation dans l'hôtellerie de plein air, menée pour la statistique publique, porte sur les arrivées et les nuitées par origine, mois par mois, et si votre terrain est dans l'échantillon vous devez y répondre. La taxe de séjour se déclare et se reverse à la collectivité selon ce que prévoit la délibération en vigueur, et cette délibération est le seul endroit où l'échéance est juste. Les fiches individuelles de police pour les campeurs étrangers ont été remplies au fil de l'eau, mais le registre vous sert à recouper les nuitées.

Si vous partez du registre et non de la mémoire, ces obligations se remplissent depuis le même fichier et ne se contredisent pas. Et c'est la contradiction entre deux déclarations, plus que le chiffre lui-même, qui provoque les questions. Le cadre de la taxe est dans le guide de la taxe de séjour.

D'où sortent ces chiffres sans y passer une semaine

Si la saison était sur un carnet papier, ces calculs sont faisables, mais ils coûtent deux jours et on ne les fait qu'une fois. Si la saison a été enregistrée au fil de l'eau, c'est une page qu'on regarde en une demi-heure.

CampSuite garde chaque réservation avec ses occupants et leurs coordonnées, son acompte et ses messages au même endroit, y compris sur un téléphone, réunit les réservations prises en ligne et celles prises à la main dans un seul planning de sorte qu'un emplacement n'est jamais proposé deux fois, liste emplacements, hébergements et insolites avec leurs propres tarifs, encaisse acomptes et soldes par carte, établit factures et reçus, affiche les arrivées et les départs du jour et donne les chiffres de réservations, d'occupation et de recettes. Le détail est sur la page des fonctionnalités, et ce que cela change selon votre terrain sur la page des solutions.

La liste à faire cette semaine

• Occupation par type d'emplacement, nuitées vendues sur nuitées disponibles.
• Recette par emplacement disponible, par type, hors taxe de séjour et hors extras.
• Extras ligne par ligne : électricité, animal, laverie, locations.
• Durée moyenne de séjour, mois par mois.
• Réservations par canal, avec la commission payée à côté.
• Annulations et non-présentations, avec le délai de prévenance.
• Semaines sous soixante-dix pour cent, listées par leur nom.
• Trois décisions écrites pour la grille de l'an prochain.

Il ne faut pas un beau tableur. Il faut qu'en novembre, au moment de fixer les tarifs et les durées minimales, vous regardiez huit chiffres plutôt que le souvenir d'un été. Si vous voulez qu'on les regarde ensemble, écrivez-nous depuis la page de contact ; les tarifs de chaque formule sont sur la page des tarifs.