Eine Rechnung, die auch der Steuerberater nicht bemängelt

Die Rechnung ist das letzte, was der Gast von Ihnen mitnimmt, und das erste, was Ihr Steuerberater im Januar sieht. Trotzdem läuft sie in vielen Betrieben über eine Vorlage, die vor sechs Jahren jemand angelegt hat und in der die Kurtaxe mitten in der Übernachtung steckt.

Das kostet in beide Richtungen: der Geschäftsreisende kommt mit der Rechnung zurück, weil seine Buchhaltung sie nicht annimmt, und bei einer Prüfung sind es genau diese Positionen, an denen nachgerechnet wird. Hier steht, was draufgehört.

Die Pflichtangaben, Zeile für Zeile

Eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn braucht nach dem Umsatzsteuergesetz einen festen Satz von Angaben. Gehen Sie Ihre Vorlage einmal dagegen durch:

• Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift, also die Firmierung und nicht nur "Campingplatz am See".
• Name und Anschrift des Gastes, vollständig. Das ist die Angabe, die bei Geschäftsreisenden am häufigsten fehlt.
• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Das Ausstellungsdatum.
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer, einmalig. Ein eigener Nummernkreis je Jahr ist in Ordnung, Lücken und Doppelungen sind es nicht.
• Menge und Art der Leistung, so beschrieben, dass erkennbar ist, was abgerechnet wurde: Standplatz, Übernachtung je Person, Hund, Strom, Mobilheim.
• Der Zeitpunkt der Leistung, also der Aufenthaltszeitraum mit Anreise- und Abreisedatum.
• Das Entgelt, aufgeteilt nach Steuersätzen, mit dem jeweiligen Steuersatz und dem darauf entfallenden Steuerbetrag.
• Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, also Nachlässe und Rabatte.

Für kleine Beträge sieht das Recht eine Erleichterung vor: unterhalb einer Betragsgrenze genügt eine Kleinbetragsrechnung mit weniger Angaben. Verlassen Sie sich dabei aber nicht auf eine Zahl aus dem Internet, sondern lassen Sie sich die aktuell geltende Grenze und ihren Anwendungsbereich von Ihrem Steuerberater bestätigen, und richten Sie Ihre Vorlage danach ein.

Die Steuersätze, getrennt und nicht gemittelt

Der Campingplatz ist der Klassiker der gemischten Rechnung: die Überlassung des Platzes zur kurzfristigen Beherbergung unterliegt dem ermäßigten Satz, während Leistungen, die nicht unmittelbar der Beherbergung dienen, dem Regelsatz unterliegen. Was in welche Spalte gehört, ist seit Jahren Gegenstand von Abgrenzungsfragen, und es hat sich mehrfach bewegt.

Praktisch heißt das zwei Dinge. Erstens: jede Position braucht ihren eigenen Satz, und eine Zeile "Aufenthalt pauschal" mit einem Mischsatz ist keine ordnungsgemäße Rechnung. Zweitens: setzen Sie sich einmal mit Ihrem Steuerberater hin und ordnen Sie Ihre Positionen zu, einmalig und schriftlich, von der Standplatzmiete über Strom, Dusche, Wäscherei und Hundegebühr bis zum Kiosk. Danach ist es eine Einstellung und keine Entscheidung an der Kasse mehr. Der Überblick steht in dem Beitrag über die Umsatzsteuer.

Die Kurtaxe gehört in eine eigene Zeile

Die Kurtaxe oder der Gästebeitrag ist eine Abgabe, die die Gemeinde vom Gast erhebt und die Sie nach der Satzung einziehen und abführen. Sie ist keine Leistung von Ihnen, und sie darf nicht in der Übernachtung verschwinden.

Also: eigene Zeile, mit dem Namen, den Ihre Satzung verwendet, mit der Anzahl der Personen und Nächte, und getrennt von Ihren eigenen Positionen. Wie sie umsatzsteuerlich zu behandeln ist, hängt davon ab, wie Ihre Satzung die Abgabe konstruiert; lassen Sie sich das für Ihre Gemeinde von Ihrem Steuerberater bestätigen, statt es aus einem Forum zu übernehmen. Die Satzungsfragen und die Befreiungen stehen in dem Beitrag über die Kurtaxe.

Dieselbe Logik gilt für durchgereichte Beträge wie eine Abgabe für den Tourismusverband, falls Ihre Gemeinde eine erhebt: eigene Zeile, eigener Name.

Anzahlung, Restbetrag und Storno

1. Die Anzahlung wird bei Erhalt abgerechnet, mit dem Steuersatz der Leistung, auf die sie entfällt. Eine Anzahlungsrechnung ist keine Quittung.
2. Die Endrechnung weist die gesamte Leistung aus und zieht die bereits abgerechneten Anzahlungen samt der darauf entfallenden Steuer ab. Das ist der Punkt, an dem die meisten Vorlagen scheitern.
3. Eine Stornogebühr ist umsatzsteuerlich etwas anderes als eine Übernachtung, weil ihr keine Leistung gegenübersteht. Behandeln Sie sie nicht einfach wie eine Nacht; klären Sie die Behandlung einmal und hinterlegen Sie sie. Die vertragliche Seite steht in dem Beitrag über Anzahlung und Stornierung.
4. Eine Korrektur erfolgt als Storno und Neuausstellung mit eigener Nummer, nie durch Überschreiben der alten Rechnung.

E-Rechnung und Belegpflicht

Zwei Entwicklungen betreffen auch kleine Plätze.

Die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr. Für Umsätze zwischen Unternehmen gelten gestufte Regelungen zur E-Rechnung, und die Pflicht, eine E-Rechnung empfangen zu können, greift früher als die Pflicht, selbst eine auszustellen. Für einen Campingplatz ist das vor allem dann relevant, wenn Sie an Firmen abrechnen, etwa an Monteurteams oder an Vereine. Klären Sie Ihren eigenen Zeitplan mit Ihrem Steuerberater und fragen Sie Ihren Softwareanbieter schriftlich, was er unterstützt. Ein PDF im Anhang ist nicht automatisch eine E-Rechnung im Sinne der Vorschriften.

Die Belegausgabe an der Kasse. Wer ein elektronisches Kassensystem einsetzt, muss dem Gast einen Beleg zur Verfügung stellen. Das gilt auch am Automaten eines unbesetzten Platzes; dazu der Beitrag über den Stellplatz ohne Rezeption.

CampSuite hält jede Buchung mit ihren Gästen und deren Daten, der Anzahlung und den Nachrichten an einem Ort, auch auf dem Telefon, nimmt Anzahlungen und Restbeträge per Karte, stellt Rechnungen und Belege aus und führt Standplätze, Unterkünfte und Glamping mit eigenen Preisen. Für dieses Thema zählt genau das: die Positionen und ihre Sätze werden einmal hinterlegt, und die Rechnung entsteht aus der Buchung samt Aufenthaltszeitraum und abgezogener Anzahlung, statt an der Rezeption zusammengestellt zu werden. Was enthalten ist, steht auf der Funktionsseite, und was das für einen kleineren Platz bedeutet auf der Lösungsseite.

Prüfliste für Ihre Vorlage

• Vollständige Firmierung und Anschrift, nicht nur der Platzname.
• Name und Anschrift des Gastes vollständig erfassbar.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Fortlaufende Nummer ohne Lücken, je Jahr sauber getrennt.
• Leistungen so benannt, dass erkennbar ist, was abgerechnet wurde.
• Aufenthaltszeitraum mit An- und Abreise.
• Entgelt nach Steuersätzen getrennt, mit Satz und Steuerbetrag.
• Nachlässe ausgewiesen.
• Kurtaxe in eigener Zeile, mit dem Namen aus der Satzung.
• Zuordnung aller Positionen zu Steuersätzen einmal schriftlich geklärt.
• Anzahlungen abgerechnet und in der Endrechnung abgezogen.
• Stornogebühren gesondert behandelt.
• Korrekturen als Storno und Neuausstellung.
• Grenze für die Kleinbetragsrechnung bestätigt und hinterlegt.
• E-Rechnung: eigener Zeitplan geklärt, Anbieter schriftlich gefragt.
• Belegausgabe am Kassensystem und am Automaten sichergestellt.

Eine Vorlage, die einmal richtig eingerichtet ist, erspart Ihnen die halbe Diskussion im Januar und den Gast, der im Oktober noch eine neue Rechnung braucht. Wenn Sie es gemeinsam durchgehen möchten, schreiben Sie uns über die Kontaktseite; die Preise der einzelnen Pakete stehen auf der Preisseite.