Bonos regalo, cobrados hoy y disfrutados en julio

En noviembre y en diciembre hay gente que quiere regalar un fin de semana en tu camping y no sabe cómo. Si no tienes nada que venderles, se lo regalan en otro sitio. Si tienes un bono bien montado, cobras en diciembre un servicio que prestarás en mayo, que es el mejor flujo de caja que existe en este negocio.

El problema es que casi nadie lo monta bien. Un bono es una promesa con dinero dentro, y si está mal escrito acabas discutiendo dos años después con alguien que tiene un papel en la mano y razón.

Qué estás vendiendo exactamente

Antes de imprimir nada, decide cuál de estas tres cosas vendes, porque no se comportan igual:

• Un bono por importe. Cincuenta euros para gastar en lo que sea. Es el más fácil de vender y el más fácil de gestionar, y el que menos compromete tu disponibilidad.
• Un bono por servicio. Dos noches en bungalow para cuatro personas. Se regala mejor, pero te obliga a decidir qué pasa si el año que viene ese bungalow cuesta más, y qué pasa si quien lo recibe quiere venir el 15 de agosto.
• Una experiencia. Fin de semana con cena y actividad. Es el que más caro se vende y el que más trabajo da, porque depende de terceros que también tienen que estar disponibles.

Para empezar, el bono por importe. Es el que menos problemas genera y el que puedes lanzar esta semana. Los otros dos vienen después, cuando sepas cuántos vendes.

Lo que tiene que decir el bono, palabra por palabra

1. Un código único, y la advertencia de que el código es lo que vale, no el papel.
2. El importe o el servicio, sin ambigüedad. Si son dos noches, di en qué tipo de alojamiento y para cuántas personas.
3. Qué no incluye: la tasa turística si te corresponde cobrarla, los suplementos, la mascota, el segundo coche.
4. La validez. Pon una fecha, y ponla generosa. Y lee el punto siguiente antes de decidirla.
5. Cómo se reserva: que hay que reservar antes y que el bono no garantiza disponibilidad en fechas concretas. Esto es lo que te salva en agosto.
6. Si es nominativo o transferible. Transferible se vende mejor; nominativo te da control. Elige y escríbelo.
7. Qué pasa si el consumo es menor que el importe: si queda saldo o si se pierde. Decídelo tú, pero dilo.
8. Quién lo emite, con tu nombre fiscal y tu dirección, no solo el nombre comercial.

La caducidad, que es donde se pierden los juicios

Aquí hay que ser prudente, porque es el punto que más conflictos genera. Un bono es un derecho que el cliente ha pagado, y una cláusula que hace desaparecer ese dinero a los seis meses puede considerarse abusiva en una relación de consumo, con el efecto de que no se aplica.

Lo razonable, y lo que usan los campings que llevan años con esto:

• Un plazo amplio, de al menos un año desde la emisión, y mejor si cubre dos temporadas.
• Un aviso antes de que caduque, por correo, un mes antes. Cuesta nada y evita la discusión completa.
• Una política escrita para el bono caducado: por ejemplo, prórroga a petición una sola vez. Decide qué haces y aplícalo igual a todo el mundo, porque hacerlo caso por caso es lo que acaba en la hoja de reclamaciones.

Si quieres tener una cláusula de caducidad corta, pásala antes por tu asesoría. Vale más una consulta en noviembre que una reclamación en agosto. El procedimiento de la reclamación está en el artículo sobre las hojas de reclamaciones.

Contabilidad e IVA: pregunta antes de vender

Un bono no es una venta de servicio en el momento en que lo cobras: es dinero recibido por un servicio que prestarás después. Eso tiene dos consecuencias.

En tu contabilidad, el importe cobrado es una obligación pendiente hasta que el bono se canjea o caduca, no un ingreso del mes en que lo vendiste. Si te lo apuntas como ingreso de diciembre, tu diciembre parecerá mejor de lo que fue y tu mayo peor.

En el IVA, el tratamiento depende de si el bono identifica desde el principio el servicio y su tipo aplicable o si sirve para cualquier cosa de tu carta. La Ley del IVA distingue entre esos dos casos y el momento del devengo no es el mismo. No improvises con esto: dile a tu asesoría exactamente qué tipo de bono vas a vender y pídele por escrito cómo facturarlo y cuándo declararlo. Es una conversación de diez minutos que te ahorra una regularización.

Y la parte práctica que se olvida: cuando el bono se canjea, la factura al cliente va con el servicio prestado, descontando el bono como pago ya recibido, no como un descuento. Lo que debe llevar la factura está en el artículo sobre la facturación.

No perderles la pista

El riesgo real de los bonos no es legal, es administrativo: a los dos años tienes bonos vendidos de los que nadie se acuerda, y alguien aparece con uno que ya se canjeó. Necesitas tres cosas, mínimo:

• Un registro con el código, la fecha de emisión, el importe, quién lo compró, la validez y el estado.
• Una marca de canjeado en el momento, no al final del día, con la reserva a la que se aplicó.
• Un repaso trimestral de lo que sigue vivo, que es también tu lista de avisos de caducidad.

CampSuite guarda cada reserva con sus clientes y sus datos, su anticipo y sus mensajes en un solo sitio, también desde el móvil, cobra anticipos y saldos con tarjeta, emite facturas y recibos, envía confirmaciones y mensajes, y da los números de reservas, ocupación e ingresos. Para los bonos lo que importa es poder dejar el código y el importe pegados a la reserva donde se usó, de modo que en mayo se ve de dónde salió ese dinero sin reconstruirlo. Lo que incluye está en la página de funcionalidades, y lo que significa para un camping pequeño en la página de soluciones.

Cómo venderlos sin gastar en publicidad

La mayoría de los bonos los compra gente que ya te conoce. Así que el canal no es Google, son tus propios clientes:

1. Un correo a finales de noviembre a quienes vinieron este año, con el bono como regalo de Navidad y un enlace directo.
2. Una línea en la web, en la página de precios y en la de contacto, visible en diciembre.
3. Un cartel en recepción en septiembre, cuando la gente se va diciendo que volverá.
4. Una mención en tus redes dos veces, no diez. Ver el artículo sobre redes sociales.

Y mide: cuántos vendiste, cuántos se canjearon, y cuánto gastó de media quien los canjeó por encima del importe del bono. Ese último número es la razón por la que los bonos merecen la pena, y casi nadie lo mira. El resto del análisis de temporada está en el artículo sobre los números después de la temporada.

Lista antes de ponerlos a la venta

• Tipo de bono decidido: importe, servicio o experiencia.
• Código único y aviso de que el código es lo que vale.
• Qué incluye y qué no, con la tasa turística aparte.
• Validez de al menos un año, escrita.
• Aviso de caducidad programado un mes antes.
• Política de prórroga decidida y aplicada por igual.
• Reserva previa obligatoria y sin garantía de fechas concretas.
• Nominativo o transferible, elegido y escrito.
• Qué pasa con el saldo no consumido.
• Nombre fiscal y dirección del emisor en el bono.
• Tratamiento contable y de IVA confirmado por tu asesoría por escrito.
• Registro con código, importe, validez y estado.
• Marca de canjeado en el momento, atada a la reserva.
• Repaso trimestral de los bonos vivos.

Montado así, un bono regalo es caja en diciembre y un cliente nuevo en mayo. Montado a mano en un documento de texto, es una discusión pendiente. Si quieres que lo repasemos juntos, escríbenos desde la página de contacto; los precios de cada plan están en la página de precios.