La lista de espera, y la parcela que queda libre

En un camping con parcelas de temporada llenas, la lista de espera es el documento más delicado que tienes. No porque sea complicado, sino porque cada nombre de esa lista cree que es el siguiente, y porque el día que queda una parcela libre vas a decepcionar a catorce personas que te conocen de toda la vida.

La solución no es ser más justo de cabeza. Es tener una regla escrita, publicada antes de que haya una vacante, y aplicada igual a todo el mundo.

Antes de la lista: cuántas parcelas vas a liberar

Mucha gente lleva una lista de espera sin saber qué puede ofrecer. Antes de apuntar a nadie, mira estos cuatro números:

• Cuántas parcelas de temporada tienes y cuántas quieres tener. Si la rentabilidad por parcela de temporada es menor que la de la parcela de paso en julio, puede que no quieras ampliar.
• Cuántas se liberan al año de media, mirando los últimos cinco. Casi siempre son menos de las que la gente supone, y eso ya es información que debes dar.
• Cuántas podrías crear si reordenaras una zona, y a qué coste.
• Cuántas quieres dejar para el paso en las semanas fuertes, porque una parcela de temporada ocupa los doce meses y no solo agosto.

Con esos números puedes decir una frase honesta al que pregunta: "se liberan dos o tres al año y hay nueve por delante". Eso es más útil que una lista infinita y una esperanza vaga.

Las tres formas de ordenarla, y sus consecuencias

1. Orden estricto de llegada. El más fácil de defender y el que menos discusiones genera, porque no depende de tu criterio. El inconveniente es que la parcela grande con sombra le toca a quien lleva una caravana pequeña y no la aprovecha.
2. Orden de llegada por tipo de parcela. Varias listas: una para las parcelas grandes, una para las de sombra, una para las cercanas al sanitario. Más trabajo, mucho mejor resultado, y sigue siendo objetivo.
3. Prioridad para clientes de paso habituales. Legítimo, y tiene que estar escrito desde el principio, con el criterio exacto: por ejemplo, haber venido tres temporadas de las cinco últimas. Si no lo escribes antes, parece un favor.

La opción dos con un criterio de antigüedad como desempate es la que mejor funciona en la práctica. Lo que no funciona nunca es decidir en el momento, porque la decisión que tomes en junio te la recordarán durante diez años.

Cobrar por estar en la lista: con mucho cuidado

Es tentador pedir una cantidad para apuntarse, y hay campings que lo hacen. Antes de hacerlo, piensa en tres cosas.

Qué estás vendiendo. Si cobras por estar en la lista y no garantizas nada, tienes que decirlo con esas palabras. Un importe cobrado a cambio de nada concreto, sin devolución y sin plazo, es el tipo de cláusula que se discute y se pierde.

Qué pasa cuando le toca el turno. Lo razonable es que el importe se descuente del primer año, y que se devuelva si quien espera rechaza la parcela o si decides tú no ofrecerla. Escríbelo.

Qué pasa si no llega nunca. Pon un plazo, por ejemplo dos temporadas, tras el cual se devuelve o se renueva por decisión del cliente. Una lista con dinero retenido durante siete años es un problema dormido.

Alternativa más simple y que evita casi todo esto: lista gratuita, con confirmación anual obligatoria. Quien no confirma en enero sale de la lista. Depura la lista sola y no te mete en una discusión sobre un importe. Si decides cobrar, pasa el texto por tu asesoría antes de empezar, no después del primer conflicto.

El procedimiento cuando queda una libre

Escríbelo en seis líneas y síguelo sin excepciones:

• Un plazo para contestar, por ejemplo siete días naturales desde el aviso, por escrito.
• Un aviso por escrito, no una llamada que luego nadie recuerda igual.
• Qué parcela es exactamente, con el número, el precio del año y lo que incluye.
• Qué pasa si rechaza: pasa al siguiente y, si quiere, conserva su puesto para la próxima o vuelve al final. Elige una de las dos y escríbela.
• Dos rechazos y fuera, o la regla que prefieras, pero una regla. Si no, tienes a alguien esperando siempre la parcela perfecta y bloqueando la lista.
• El contrato y la señal firmados antes de que la caravana entre. El marco está en el artículo sobre el contrato de parcela de temporada.

La vacante que no es una vacante

Tres situaciones que parecen liberar una parcela y conviene tener pensadas:

El cliente que vende su caravana en la parcela. El comprador no hereda la parcela, y eso tiene que estar claro en el contrato desde el principio. Si tú decides aceptarlo, es una decisión tuya, y si la tomas sin regla previa salta la lista de espera y todos lo sabrán.

El impago. Antes de reasignar hay que resolver el contrato en forma y con los plazos. El procedimiento está en el artículo sobre impagos.

La reordenación de la zona. Si vas a mover parcelas o a cambiar tamaños, es el único momento en que puedes ajustar la distribución sin discutir con nadie, porque todo el mundo se mueve. Está relacionado con el artículo sobre la asignación de parcelas.

CampSuite guarda cada reserva con sus clientes y sus datos, su anticipo y sus mensajes en un solo sitio, también desde el móvil, lleva parcelas, alojamientos y glamping con sus propios precios en la misma agenda, envía confirmaciones y mensajes, emite facturas y recibos y da los números de reservas, ocupación e ingresos. Para esto importan dos cosas: tener el historial de quién ha venido y cuántas veces, que es lo que sostiene un criterio de antigüedad sin discusión, y poder avisar por escrito desde la propia ficha cuando hay una vacante. Lo que incluye está en la página de funcionalidades, y lo que significa para un camping pequeño en la página de soluciones.

Lista para escribirla este invierno

• Número de parcelas de temporada que quieres tener, decidido.
• Media de vacantes anuales de los últimos cinco años.
• Criterio de orden elegido y publicado, con el desempate.
• Listas separadas por tipo de parcela si las vas a usar.
• Criterio de prioridad para habituales, escrito con números.
• Decisión sobre cobrar o no, y texto revisado si cobras.
• Confirmación anual obligatoria para seguir en la lista.
• Plazo de respuesta cuando hay vacante, en días.
• Aviso siempre por escrito, con número de parcela y precio.
• Qué pasa tras un rechazo, y tras dos.
• Contrato y señal antes de que entre la caravana.
• Regla escrita para la venta de la caravana en la parcela.
• Procedimiento de impago antes de reasignar.
• La lista publicada, aunque sea solo el número de puestos.

Una lista de espera bien llevada es una cola tranquila; mal llevada es catorce conversaciones incómodas al año. La diferencia es un folio. Si quieres repasarlo con nosotros, escríbenos desde la página de contacto; los precios de cada plan están en la página de precios.