La note d'électricité de l'emplacement, sans dispute en septembre

Il y a une conversation qui se répète dans tous les campings avec des résidents à l'année, toujours en fin de saison, et toujours de la même façon. Le client dit qu'il n'a pas pu consommer autant. L'exploitant dit que le compteur est le compteur. Et aucun des deux n'a de papier à montrer à l'autre. Cette conversation ne se gagne pas avec des arguments : elle se règle en mars, avec un compteur, une feuille de relevés et trois lignes au contrat.

Le sujet mérite d'être traité correctement parce que l'électricité n'est plus un détail. Entre les caravanes climatisées, les convecteurs en octobre et maintenant les voitures qui chargent, c'est le poste qui progresse le plus et le seul que le client ne peut pas estimer seul.

D'abord : inclure ou mesurer

Il y a trois modèles, et un seul tient sur un emplacement à l'année.

• Comprise dans le tarif. Raisonnable sur les emplacements de passage, où le séjour est court et la consommation prévisible. Dès que quelqu'un branche un convecteur trois semaines en octobre, ça ne l'est plus.
• Forfait annuel. Simple à facturer et injuste pour tout le monde : celui qui consomme peu paie trop, celui qui consomme beaucoup paie trop peu et n'a aucune raison d'éteindre quoi que ce soit. Si vous l'utilisez, utilisez-le comme minimum, avec une régularisation au-delà.
• Compteur par emplacement. Le seul modèle qui résiste à une discussion. Il mesure ce que chacun a consommé et met l'incitation du bon côté.

Pour les emplacements à l'année, posez des compteurs. C'est l'investissement qui s'amortit le plus vite, en général dès le premier automne froid.

Les compteurs : quoi poser et où

1. Un compteur par emplacement, pas par borne. Une borne à quatre prises avec un seul compteur vous oblige à répartir, et répartir c'est discuter.
2. Avec le numéro de série visible et associé à l'emplacement sur une liste écrite. Quand un compteur est remplacé, notez la date, l'index final de l'ancien et l'index initial du nouveau. Cette ligne vaut de l'or.
3. Accessible sans entrer sur l'emplacement du client. Sinon le relevé dépend de trouver quelqu'un.
4. Protégé et plombé. Pas par méfiance, mais parce qu'un plomb intact met fin à la conversation quand elle arrive.
5. Posé par un électricien qualifié, avec l'attestation de conformité. Vous en aurez besoin à chaque vérification périodique.

Les relevés, c'est là que se gagne la paix

Presque tous les litiges sur l'électricité ne portent pas sur le prix, mais sur le relevé. Ils se règlent avec une routine ennuyeuse et peu coûteuse :

• Relevé initial en début de saison, signé des deux côtés, ou au minimum envoyé par écrit au client le jour même.
• Relevés intermédiaires, au moins mensuels, envoyés au client par message. Un client qui reçoit son index chaque mois n'est jamais surpris en septembre, et il découvre parfois seul qu'il a laissé un convecteur branché.
• Photo du cadran avec la date, à chaque relevé. Cinq secondes, et cela remplace tout argument.
• Relevé final au départ, avec le client présent si possible.
• Jamais d'estimation sans dire que c'est une estimation. Si un compteur est tombé en panne, écrivez que la valeur est estimée, sur quelle base, et proposez une régularisation.

Le prix du kWh, et ce que vous pouvez demander

Ici il faut être à la fois précis et prudent. Ce que vous refacturez, c'est le coût de l'énergie que le client a consommée. Ce n'est pas une activité de vente d'électricité : c'est la refacturation d'une de vos charges, et la méthode de calcul doit être écrite au contrat avant la saison.

La voie propre est celle-ci : fixez au contrat un prix du kWh, dites comment il est calculé, et dites quand il peut être révisé. Beaucoup de terrains retiennent le coût moyen de leur propre facture sur la période, majoré d'une part proportionnelle des pertes du réseau interne, et l'écrivent. D'autres fixent un prix pour la saison entière et assument le risque de variation. Les deux approches se défendent ; ce qui ne se défend pas, c'est de n'avoir écrit ni l'une ni l'autre.

Faites confirmer par votre comptable comment facturer ce poste et quel taux de taxe sur la valeur ajoutée s'applique à la refacturation dans votre situation, parce que cela dépend de la façon dont la relation avec le résident à l'année est construite et ce n'est pas celui du séjour. Demandez la réponse par écrit et rangez-la avec le contrat.

Ce qu'il faut écrire au contrat

Trois lignes, et toute la conversation disparaît :

• Que l'électricité est mesurée par compteur individuel et facturée à part de la redevance d'emplacement.
• Le prix du kWh ou la formule qui le détermine, et quand il peut être révisé.
• La périodicité des relevés et de la facturation, le délai de paiement, et ce qui se passe en cas de retard. La suite, s'il y a retard, est dans le billet sur les impayés.

Ajoutez-en une quatrième si vous avez des voitures électriques : dites si la recharge est autorisée sur l'emplacement, à quelle puissance, et si elle doit se faire à la borne. Une voiture branchée sur une prise d'emplacement est un problème électrique avant d'être un problème de facturation ; le cadre des bornes est dans le billet sur les bornes de recharge.

Là où cela rejoint la gestion

Rien de tout cela n'exige un logiciel, mais tout exige que les relevés, les factures et les paiements soient au même endroit que le client. Quand les relevés sont dans un carnet et les factures ailleurs, la régularisation de septembre se fait de mémoire.

CampSuite garde chaque réservation avec ses occupants et leurs coordonnées, son acompte et ses messages au même endroit, y compris sur un téléphone, encaisse acomptes et soldes par carte, établit factures et reçus, envoie les messages aux campeurs et donne les chiffres de réservations, d'occupation et de recettes. En pratique : le message mensuel avec l'index reste attaché au client concerné, et la facture d'électricité sort du même endroit que celle de la redevance. Le détail est sur la page des fonctionnalités, et ce que cela change selon votre terrain sur la page des solutions.

La liste avant la prochaine saison

• Compteur individuel sur chaque emplacement à l'année, posé par un électricien qualifié.
• Attestation de conformité de l'installation classée.
• Liste écrite : emplacement, numéro de série du compteur, date de pose.
• Compteurs accessibles sans entrer sur l'emplacement, et plombés.
• Relevé initial fait et communiqué par écrit le premier jour.
• Calendrier des relevés mensuels dans l'agenda.
• Photo datée à chaque relevé.
• Prix du kWh ou formule écrit au contrat, avec la règle de révision.
• Périodicité de facturation et délai de paiement au contrat.
• Règle sur la recharge des voitures sur l'emplacement.
• Traitement fiscal de la refacturation confirmé par écrit par le comptable.

Fait comme cela, la fin de saison n'a plus cette conversation. Si vous voulez qu'on regarde ensemble comment vous enregistrez les relevés et la facturation, écrivez-nous depuis la page de contact ; les tarifs de chaque formule sont sur la page des tarifs.