Minimo di notti e sabato fisso, senza buchi in calendario

Agosto è pieno, e in mezzo al pieno ci sono quattro piazzole con un buco di due notti che nessuno prenoterà mai. Succede ogni anno, e la reazione quasi automatica è mettere il minimo di sette notti su tutto e il cambio fisso al sabato. A volte è la scelta giusta. A volte è il modo più elegante di rifiutare dieci prenotazioni per non perderne due.

La differenza fra i due casi non è una questione di opinioni. È una divisione, e si può fare adesso, a calendario chiuso, con i numeri della stagione appena finita.

A cosa servono davvero

Le due regole risolvono problemi diversi, e questo è il punto che si confonde più spesso.

Il soggiorno minimo serve contro i buchi: le notti isolate fra due prenotazioni, che restano invendute perché nessuno cerca proprio quelle date su quella piazzola. Più corto è il soggiorno medio, più buchi produci.

Il giorno di arrivo fisso serve contro il lavoro: se tutte le case mobili cambiano il sabato, il personale di pulizia fa una giornata intensa e sei giorni tranquilli, invece di due cambi al giorno per tutta la settimana. Non ha quasi nulla a che vedere con i buchi.

Da qui una conseguenza pratica: sulle case mobili e sulle tende attrezzate il cambio fisso ha spesso senso, perché la pulizia è il vero collo di bottiglia. Sulle piazzole nude molto meno, perché fra una partenza e un arrivo non devi fare nulla. Applicare la stessa regola a entrambe è l'errore più diffuso.

Il conto che decide

Prendi un periodo alla volta, per esempio le due settimane centrali di agosto, e per quel periodo rispondi a tre domande.

1. Quante notti hai perso in buchi l'anno scorso. Conta le notti rimaste invendute fra due prenotazioni su una piazzola che per il resto era piena. È il costo del non avere il minimo.
2. Quante richieste hai rifiutato perché erano più corte del minimo, o perché arrivavano di martedì. Se non le hai annotate, questo è il primo lavoro del prossimo anno: una riga per ogni richiesta rifiutata e il motivo. Senza quel numero la discussione resta un'opinione. Come rispondere alle richieste è in l'articolo sui preventivi.
3. Quanto ti costa un cambio in più sulle unità da pulire: ore di pulizia, biancheria, e il tempo di chi coordina. Su una piazzola nuda questa voce è vicina a zero.

Poi confronta. Se le notti perse in buchi sono più delle notti che avresti rifiutato, il minimo ti conviene. Se è il contrario, ti sta costando prenotazioni, e nel frattempo manda i clienti al campeggio accanto che non lo applica.

Nove volte su dieci il risultato non è "minimo sì" o "minimo no", ma un minimo diverso per periodo: sette notti nelle due settimane di Ferragosto, tre nelle settimane intorno, nessuno a giugno e a settembre. Il resto dell'impostazione delle settimane di punta è in l'articolo su Ferragosto e i ponti.

Le regole che evitano il danno

Qualunque minimo scegli, queste quattro accortezze ne limitano gli effetti collaterali.

• Il buco si vende sempre. Se fra due prenotazioni restano due notti, quelle due notti devono essere prenotabili a qualunque durata, minimo o no. È la regola più redditizia dell'elenco e quasi nessuno la applica.
• Il minimo si accorcia avvicinandosi alla data. A febbraio il minimo di sette notti ti protegge; il 10 di agosto ti sta solo facendo perdere notti. Fissa una data, per esempio dieci giorni prima, dopo la quale scende.
• Il giorno fisso vale solo dove serve. Sulle unità da pulire sì, sulle piazzole no. E se il cambio fisso è al sabato, dillo nel listino e non solo nel motore di prenotazione.
• L'eccezione la decide una persona. Tieni la possibilità di accettare manualmente una richiesta fuori regola, perché la famiglia che chiede cinque notti in una settimana mezza vuota è un guadagno, non una violazione.

Scriverlo dove il cliente lo legge

Un minimo che il cliente scopre dopo aver scelto le date produce una mail arrabbiata e nessuna prenotazione. Le condizioni di soggiorno fanno parte delle informazioni che devi dare prima che il contratto si concluda, e per i contratti a distanza il Codice del Consumo è esplicito su questo punto: caratteristiche, prezzo totale e condizioni vanno comunicati in modo chiaro e comprensibile prima dell'ordine.

In pratica: il minimo per periodo nel listino, nella pagina delle date, e nel motore di prenotazione, con la stessa formulazione. Gli acconti e le cancellazioni sono un capitolo separato e non vanno mescolati: li trovi in l'articolo su acconto, caparra e cancellazioni.

Attenzione anche ai portali: ciascuno ha le sue impostazioni di minimo e di giorno di arrivo, e se non corrispondono alle tue ti ritrovi con due regole diverse per lo stesso campeggio e con clienti che lo notano. Rivedile una volta all'anno, prima dell'apertura delle vendite, assieme al contingente. Vedi l'articolo sui portali di prenotazione.

Dopo la stagione, verifica

Alla fine dell'anno rimetti insieme le stesse tre cifre e guardale per periodo: notti perse in buchi, richieste rifiutate, cambi effettuati. Se le notti perse sono scese e le richieste rifiutate sono salite tanto quanto, non hai guadagnato nulla, hai solo spostato il problema. Il metodo per leggere la stagione intera è in l'articolo sui numeri dopo la stagione.

CampSuite tiene ogni prenotazione con i suoi ospiti e i loro dati, l'acconto e i messaggi in un unico posto, anche dal telefono, raccoglie le prenotazioni online e a mano nella stessa agenda in modo che una piazzola non venga offerta due volte, gestisce piazzole, alloggi e glamping con prezzi propri e dà i numeri su prenotazioni, occupazione e ricavi. Per questo tema serve soprattutto a vedere i buchi mentre sono ancora vendibili, invece di scoprirli a ottobre. Quello che è compreso è su la pagina delle funzionalità, e che cosa significa per un campeggio grande su la pagina delle soluzioni.

Promemoria per il prossimo listino

• Notti perse in buchi contate per periodo.
• Richieste rifiutate annotate con il motivo, da quest'anno in poi.
• Costo di un cambio calcolato separatamente per unità e per piazzola.
• Minimo deciso per periodo e non per stagione.
• Giorno di arrivo fisso solo dove la pulizia lo giustifica.
• Buchi fra due prenotazioni sempre prenotabili.
• Data a partire dalla quale il minimo si accorcia.
• Possibilità di eccezione manuale, con chi la decide.
• Condizioni scritte nel listino, nella pagina delle date e nel motore, con le stesse parole.
• Impostazioni dei portali allineate alle tue.
• Verifica di fine stagione sulle stesse tre cifre.

Un pomeriggio di conti adesso vale più di tre mesi di sensazioni l'anno prossimo. Se vuoi guardarlo assieme, scrivici dalla pagina dei contatti; i prezzi dei pacchetti sono sulla pagina dei prezzi.