Nog een maand open, maar reken het eerst uit

Elk najaar komt dezelfde vraag terug: zullen we tot eind oktober openblijven. Meestal wordt hij beantwoord met een gevoel, en het gevoel is bijna altijd "het is toch meegenomen". Soms klopt dat. Soms betaalt u er geld bij om gastvrij te zijn, en dat is een dure manier om aardig te zijn.

Dit stuk gaat niet over hoe u het naseizoen vult, want dat staat in het stuk over het laagseizoen. Het gaat over de vraag die daaraan voorafgaat: bij welke bezetting levert die extra maand iets op.

Welke kosten doorlopen, en welke niet

Het rekenwerk valt of staat bij het onderscheid tussen kosten die u hoe dan ook maakt en kosten die alleen ontstaan doordat u open bent. Alleen de tweede groep telt mee in deze beslissing.

Lopen hoe dan ook door, open of dicht: afschrijving, rente, verzekering, gemeentelijke heffingen, de vaste abonnementen, en uw eigen aanwezigheid als u er toch woont.

Ontstaan doordat u open bent:

• Personeel. Receptie-uren, schoonmaak van het sanitair, een technische ronde. Dit is veruit de grootste post en de meest onderschatte, omdat de eigenaar zijn eigen uren vaak op nul rekent.
• Verwarming en warm water in het sanitair. In oktober loopt dit hard op, zeker als u een groot gebouw open houdt voor acht gasten.
• Energie en water op de velden die in gebruik blijven.
• Verbruiksartikelen en afvalinzameling, die vaak per lediging worden gerekend.
• Slijtage en schoonmaak van wat u open houdt.
• De betaalkosten over de omzet die erbij komt.

Zet die tweede groep per week op papier. Dat bedrag is wat die week u kost als er niemand komt.

Het omslagpunt uitrekenen

De som is eenvoudiger dan hij lijkt. Neem de wekelijkse meerkosten van openblijven en deel ze door de gemiddelde opbrengst per verkochte nacht in die periode, na aftrek van toeristenbelasting, die u immers alleen int en afdraagt.

De uitkomst is het aantal nachten per week dat u moet verkopen om quitte te spelen. Vergelijk dat met wat u vorig jaar in diezelfde weken werkelijk verkocht. Veel campings ontdekken op dit punt twee dingen tegelijk: dat het omslagpunt lager ligt dan gedacht, en dat ze er in de laatste twee weken toch niet boven komen.

Doe de som per week en niet per maand. Het antwoord is bijna nooit "open" of "dicht", het is "open tot en met week 43".

Wat u dicht kunt doen terwijl u open bent

Tussen volledig open en dicht zit veel ruimte, en daar wordt het meeste geld verdiend.

• Eén sanitairgebouw open in plaats van drie, en de gasten op de velden eromheen plaatsen. Dit alleen al haalt vaak de helft van de meerkosten weg.
• Beperkte receptietijden, met zelfstandig inchecken buiten die uren. Hoe dat kan staat in het stuk over inchecken.
• Kantine dicht of alleen in het weekend, met duidelijke communicatie vooraf. Niets levert zo veel teleurgestelde gasten op als een dichte kantine waarover niets was gezegd.
• Velden afsluiten en de wintergasten concentreren, zodat u niet het hele terrein verlicht en schoonhoudt.
• Zwembad dicht, wat voor de meeste campings al in september gebeurt en wat u expliciet moet vermelden in uw aanbod.

Wat u open houdt, moet wel echt werken. Een sanitairgebouw met twee kapotte douches in oktober levert precies de recensie op die u in juli niet kunt gebruiken.

De omzet die u vergeet mee te tellen

Drie posten worden stelselmatig buiten de som gelaten en horen erin.

1. Jaarplaatshouders die in het najaar komen. Die betalen al, dus ze leveren geen extra omzet, maar ze zijn vaak wel de reden dat u het sanitair toch open houdt. Reken hun aanwezigheid dus als een reden, niet als opbrengst, en vraag u af of u die kosten wilt verdelen via de jaarprijs.
2. Winterstalling. Als u die aanbiedt, loopt hij deels samen met de maanden waarin u nog open bent, en de controlerondes die u toch al loopt tellen voor allebei. Dat staat in het stuk over winterstalling.
3. De gast die in oktober komt kijken en in juli boekt. Moeilijk te meten, echt bestaand, en de reden om niet alleen naar de weekomzet te kijken.

Na afloop controleren, niet alleen vooraf schatten

De beslissing is pas goed als u volgend jaar weet of hij klopte. Noteer daarom in het voorjaar wat u verwachtte, en kijk in november naar wat er werkelijk gebeurde: verkochte nachten per week, opbrengst per beschikbare plaats, en de meerkosten die u daadwerkelijk maakte. De bredere jaarlijkse doorrekening staat in het stuk over de cijfers na het seizoen.

CampSuite houdt elke boeking met de gasten en hun gegevens, de aanbetaling en de berichten op één plek, ook op een telefoon, zet plaatsen, accommodaties en glamping met hun eigen prijzen in één overzicht, laat de aankomsten en vertrekken van de dag zien en geeft de cijfers van boekingen, bezetting en opbrengst. Daarmee kunt u de verkochte nachten per week per plaatssoort naast uw meerkosten leggen in plaats van het seizoen uit het hoofd te reconstrueren. Op de functiepagina staat wat erin zit, en op de oplossingenpagina wat dat voor een kleine camping betekent.

Checklist voor deze winter

• Kosten gesplitst in doorlopend en veroorzaakt door openblijven.
• Uw eigen uren meegerekend tegen een reëel tarief.
• Meerkosten per week op papier.
• Gemiddelde opbrengst per verkochte nacht in die periode, zonder toeristenbelasting.
• Omslagpunt in nachten per week berekend.
• Werkelijke verkochte nachten van vorig jaar per week ernaast gelegd.
• Besluit per week genomen, niet per maand.
• Eén sanitairgebouw aangewezen, velden eromheen gekozen.
• Receptietijden en zelfstandig inchecken geregeld.
• Wat dicht is duidelijk vermeld in het aanbod en in de bevestiging.
• Jaarplaatshouders, winterstalling en oriënterende bezoekers apart beoordeeld.
• Verwachting opgeschreven om in november te toetsen.

Soms komt uit deze som dat u drie weken te lang openbleef. Dat is geen verlies, dat is een middag rekenwerk die zichzelf terugbetaalt. Wilt u er samen naar kijken, stuur dan een bericht via de contactpagina; wat elk pakket kost, staat op de prijzenpagina.