O inquérito do INE, respondido em minutos e não em tardes

Todos os meses chega o aviso do INE e, em muitos parques, todos os meses se repete a mesma cena: alguém abre o portal, percebe que precisa dos hóspedes e das dormidas repartidos por país de residência, olha para a agenda de papel e decide que hoje não é o dia. Depois acumulam-se dois meses, chega uma insistência, e a tarde que ia custar vinte minutos custa uma manhã inteira.

O inquérito não é complicado. É só impossível de responder a partir da memória. Este artigo explica o que pede, de onde devem sair os números e o que tem de acontecer na receção para que em janeiro a resposta seja trivial.

Quem responde e porque não é opcional

Os estabelecimentos de alojamento turístico inscritos no Registo Nacional de Turismo, e os parques de campismo e caravanismo entre eles, são inquiridos pelo INE no inquérito mensal à permanência de hóspedes. A resposta é obrigatória: o Sistema Estatístico Nacional, na Lei 22/2008, estabelece o dever de resposta aos inquéritos oficiais, e a falta de resposta pode dar origem a contraordenação.

A recolha é feita pelo portal de inquéritos do INE, com as credenciais atribuídas ao estabelecimento. Nos Açores a recolha regional é assegurada pelo Serviço Regional de Estatística dos Açores e na Madeira pela Direção Regional de Estatística da Madeira, pelo que, se o parque é nas regiões autónomas, confirme com qual das entidades deve interagir antes de criar rotinas.

Dois esclarecimentos que poupam confusão:

• Não é o boletim de alojamento. O boletim é uma comunicação de segurança, feita por hóspede e com prazo curto, e está em o artigo sobre o boletim de alojamento.
• Não é a taxa municipal. Essa é cobrada e declarada ao município, com regras próprias, e está em o artigo sobre a taxa municipal turística.

São três obrigações distintas que vivem dos mesmos dados. É por isso que vale a pena recolher esses dados uma vez e bem.

O que o inquérito pede

O questionário tem variações por ano e por tipologia, pelo que deve ler sempre a versão que lhe é enviada, mas a espinha é estável:

1. Hóspedes entrados no mês, ou seja o número de pessoas que iniciaram estada, repartidos por país de residência habitual.
2. Dormidas no mês, ou seja o número de noites efetivamente passadas, igualmente repartidas por país de residência.
3. Capacidade do estabelecimento e os dias em que esteve aberto no mês.
4. Proveitos, com o proveito de aposento separado do proveito total, conforme pedido no questionário.

Duas armadilhas conhecidas. A primeira: país de residência habitual não é nacionalidade. Um casal brasileiro que vive em Lisboa conta como residente em Portugal. A segunda: um hóspede conta uma vez, na entrada, mas gera tantas dormidas quantas as noites. Se somar as duas colunas pela mesma regra, os números vão sair errados e consistentes, que é o pior resultado.

De onde saem os números

Aqui é que se decide se o inquérito é um aborrecimento de vinte minutos ou de uma manhã. Os números só existem se alguém os registar na entrada, e o momento de os registar é o check in.

O que tem de ficar registado, por reserva:

• Quantas pessoas chegaram, e não apenas quantos adultos pagaram tarifa inteira.
• País de residência habitual de cada hóspede, pedido como residência e não como nacionalidade.
• Datas reais de entrada e de saída, incluindo a saída antecipada que ninguém anotou.
• O valor, com o alojamento separado dos extras, para que o proveito de aposento não tenha de ser estimado no fim do mês.

Se a receção já faz isto para o boletim de alojamento, está a metade do caminho: é a mesma informação, recolhida no mesmo minuto. O que muda é que precisa de a conseguir somar depois por mês e por país, e é aí que a folha de papel falha. Como organizar a chegada sem filas está em o artigo sobre o check in.

Uma rotina mensal que se aguenta

Faça disto uma tarefa de calendário, sempre no mesmo dia do mês, e não uma reação ao aviso do INE.

No primeiro dia útil do mês seguinte, feche o mês anterior: confirme que todas as saídas estão registadas com a data real e que não há reservas por fechar. Depois, retire hóspedes, dormidas e proveitos, confira se as dormidas são plausíveis em relação à ocupação que sentiu, e responda ao inquérito. Por fim, guarde o comprovativo da resposta numa pasta por ano, com o mês no nome do ficheiro.

Esse comprovativo é o que lhe interessa dois anos depois, quando alguém perguntar. E o exercício tem um efeito secundário útil: os mesmos números são a base para avaliar a época, como descrito em o artigo sobre os números depois da época. Responder ao INE deixa de ser trabalho perdido e passa a ser o momento em que o parque se mede.

O que o software faz e o que não faz

Importa ser claro: nenhum software submete o inquérito pelo senhor. A resposta é dada por quem está registado no portal, com as credenciais do estabelecimento, e a responsabilidade pelo que é declarado é do parque.

O que o CampSuite faz é guardar os dados de que o inquérito precisa. Cada reserva fica num só lugar com os seus hóspedes e os respetivos dados, o sinal e as mensagens, também a partir do telemóvel; as entradas e as saídas do dia ficam visíveis; os alvéolos, os alojamentos e o glamping são geridos na mesma agenda com preços próprios; e os relatórios dão reservas, ocupação e receitas por período. Com isso, somar as dormidas de um mês é uma consulta e não uma reconstituição. O que está incluído pode ver em a página de funcionalidades, e o que isso significa num parque pequeno em a página de soluções.

Lista para preparar o próximo ano

• Credenciais do portal de inquéritos do INE confirmadas e guardadas.
• Entidade correta identificada, se o parque é nos Açores ou na Madeira.
• Registo no Registo Nacional de Turismo atualizado.
• Campo de país de residência habitual pedido no check in, e não nacionalidade.
• Número real de pessoas registado, incluindo crianças.
• Datas reais de entrada e de saída atualizadas quando mudam.
• Alojamento separado dos extras no valor de cada reserva.
• Capacidade e dias de abertura do mês anotados.
• Tarefa mensal no calendário, no primeiro dia útil.
• Comprovativo de cada resposta arquivado por ano e por mês.
• Verificação de plausibilidade antes de submeter.
• Questionário do ano lido, por causa das alterações.

Vinte minutos por mês, doze vezes por ano, e deixa de haver manhãs perdidas em janeiro. Se quiser ver isto aplicado ao seu parque, escreva nos a partir de a página de contactos; os preços de cada plano estão em a página de preços.