Noch einen Monat offen, aber rechnen Sie es erst

Jeden Herbst kommt dieselbe Frage: Bleiben wir bis Ende Oktober offen. Meist wird sie nach Gefühl entschieden, und das Gefühl sagt fast immer "ist doch mitgenommen". Manchmal stimmt das. Manchmal zahlen Sie dafür, gastfreundlich zu sein, und das ist eine teure Art, freundlich zu sein.

Dieser Beitrag handelt nicht davon, wie Sie die Nachsaison füllen; das steht in dem Beitrag über die Nebensaison. Er handelt von der Frage davor: ab welcher Belegung dieser zusätzliche Monat etwas einbringt.

Welche Kosten laufen weiter, und welche nicht

Die ganze Rechnung hängt an der Unterscheidung zwischen Kosten, die Sie ohnehin tragen, und Kosten, die nur entstehen, weil Sie offen sind. Nur die zweiten gehören in diese Entscheidung.

Laufen ohnehin weiter, offen oder geschlossen: Abschreibung, Zinsen, Versicherung, Grundsteuer, feste Verträge, und Ihre eigene Anwesenheit, wenn Sie dort wohnen.

Entstehen durch die Öffnung:

• Personal. Rezeptionsstunden, Reinigung der Sanitärgebäude, eine technische Runde. Der mit Abstand größte und am häufigsten unterschätzte Posten, weil der Betreiber seine eigenen Stunden oft mit Null ansetzt.
• Heizung und Warmwasser im Sanitärgebäude. Im Oktober steigt das schnell, besonders wenn Sie ein großes Gebäude für acht Gäste offen halten.
• Strom und Wasser auf den Bereichen, die in Betrieb bleiben.
• Verbrauchsmaterial und Abfallentsorgung, oft nach Leerung abgerechnet.
• Abnutzung und Reinigung dessen, was offen bleibt.
• Die Zahlungsgebühren auf den zusätzlichen Umsatz.

Schreiben Sie diese zweite Gruppe je Woche auf ein Blatt. Dieser Betrag ist, was die Woche Sie kostet, wenn niemand kommt.

Die Schwelle ausrechnen

Die Rechnung ist einfacher, als sie aussieht. Nehmen Sie die wöchentlichen Mehrkosten der Öffnung und teilen Sie sie durch den durchschnittlichen Erlös je verkaufter Nacht in diesem Zeitraum, ohne Kurtaxe, die Sie nur einziehen und weiterleiten.

Das Ergebnis ist die Zahl der Nächte je Woche, die Sie verkaufen müssen, um auf Null zu kommen. Vergleichen Sie sie mit dem, was Sie im Vorjahr in denselben Wochen tatsächlich verkauft haben. Viele Plätze entdecken an dieser Stelle zwei Dinge gleichzeitig: dass die Schwelle niedriger liegt als gedacht, und dass sie in den letzten zwei Wochen trotzdem nicht erreicht wird.

Rechnen Sie je Woche und nicht je Monat. Die Antwort ist fast nie "offen" oder "zu", sie ist "offen bis Woche 43".

Was Sie schließen können, während Sie offen sind

Zwischen ganz offen und zu liegt viel Raum, und dort wird das Geld verdient.

• Ein Sanitärgebäude offen statt dreier, und die Gäste auf die Bereiche darum legen. Das allein nimmt oft die Hälfte der Mehrkosten weg.
• Verkürzte Rezeptionszeiten, mit selbständiger Anreise außerhalb. Wie das geht, steht in dem Beitrag über den Check-in.
• Kiosk zu oder nur am Wochenende, vorher klar angekündigt. Nichts erzeugt so viele enttäuschte Gäste wie ein geschlossener Kiosk, von dem nichts gesagt wurde.
• Bereiche sperren und die Gäste zusammenlegen, damit Sie nicht den ganzen Platz beleuchten und reinigen.
• Schwimmbad zu, was fast überall schon im September der Fall ist und ausdrücklich in Ihr Angebot gehört.

Was offen bleibt, muss aber wirklich funktionieren. Ein Sanitärgebäude mit zwei defekten Duschen im Oktober bringt genau die Bewertung, die Sie im Juli nicht brauchen.

Der Umsatz, den man zu zählen vergisst

1. Dauercamper, die im Herbst kommen. Sie zahlen schon, bringen also keinen Zusatzumsatz, sind aber oft der Grund, warum Sie ein Gebäude offen halten. Verbuchen Sie sie als Grund und nicht als Erlös, und fragen Sie sich, ob diese Kosten in den Jahrespreis gehören; dazu der Beitrag über die Preisanpassung.
2. Das Winterlager. Wenn Sie es anbieten, überlappt es teilweise mit den Monaten, in denen Sie noch offen sind, und die Kontrollgänge zählen für beides. Das steht in dem Beitrag über das Winterlager.
3. Der Gast, der im Oktober schaut und im Juli bucht. Schwer zu messen, real, und der Grund, nicht nur auf den Wochenumsatz zu sehen.

Hinterher prüfen, nicht nur vorher schätzen

Die Entscheidung ist erst gut, wenn Sie nächstes Jahr wissen, ob sie richtig war. Notieren Sie also im Frühjahr, was Sie erwartet haben, und sehen Sie im November nach, was tatsächlich passiert ist: verkaufte Nächte je Woche, Erlös je verfügbarem Standplatz, und die Mehrkosten, die Sie wirklich getragen haben. Die größere Jahresrechnung steht in dem Beitrag über die Zahlen nach der Saison.

CampSuite hält jede Buchung mit ihren Gästen und deren Daten, der Anzahlung und den Nachrichten an einem Ort, auch auf dem Telefon, listet Standplätze, Unterkünfte und Glamping mit eigenen Preisen, zeigt die Anreisen und Abreisen des Tages und gibt die Zahlen zu Buchungen, Belegung und Umsatz. Damit können Sie die verkauften Nächte je Woche und je Standplatzart neben Ihre Mehrkosten legen, statt die Saison aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren. Was enthalten ist, steht auf der Funktionsseite, und was das für kleinere Plätze bedeutet auf der Lösungsseite.

Prüfliste für diesen Winter

• Kosten getrennt in laufende und durch die Öffnung verursachte.
• Eigene Stunden mit einem realistischen Satz angesetzt.
• Mehrkosten je Woche aufgeschrieben.
• Durchschnittserlös je verkaufter Nacht in diesem Zeitraum, ohne Kurtaxe.
• Schwelle in Nächten je Woche berechnet.
• Tatsächlich verkaufte Nächte des Vorjahres daneben gelegt.
• Entscheidung je Woche getroffen, nicht je Monat.
• Ein Sanitärgebäude bestimmt, Bereiche darum gewählt.
• Rezeptionszeiten und selbständige Anreise geregelt.
• Was geschlossen ist, im Angebot und in der Bestätigung genannt.
• Dauercamper, Winterlager und Gäste auf Besichtigung getrennt bewertet.
• Erwartung aufgeschrieben, um sie im November zu prüfen.

Manchmal ergibt diese Rechnung, dass Sie drei Wochen zu lange offen waren. Das ist kein Verlust, das ist ein Nachmittag Rechnen, der sich bezahlt. Wenn Sie es gemeinsam ansehen möchten, schreiben Sie uns über die Kontaktseite; die Preise der einzelnen Pakete stehen auf der Preisseite.