Encore un mois ouvert, mais calculez-le d'abord

Chaque automne revient la même question : est-ce qu'on reste ouvert jusqu'à fin octobre. En général on y répond au sentiment, et le sentiment dit presque toujours "c'est toujours ça de pris". Parfois c'est vrai. Parfois vous payez pour être accueillant, et c'est une façon coûteuse d'être aimable.

Ce billet ne traite pas de la manière de remplir l'arrière-saison, qui est dans le billet sur la basse saison. Il traite de la question qui vient avant : à partir de quelle occupation ce mois supplémentaire rapporte quelque chose.

Quelles charges courent, et lesquelles non

Tout le calcul tient à la distinction entre les charges que vous supportez de toute façon et celles qui n'existent que parce que vous êtes ouvert. Seules les secondes entrent dans cette décision.

Courent de toute façon, ouvert ou fermé : amortissements, intérêts, assurance, taxes foncières, abonnements fixes, et votre présence si vous habitez sur place.

Naissent de l'ouverture :

• Le personnel. Heures d'accueil, ménage des blocs sanitaires, une ronde technique. C'est de loin le poste le plus lourd et le plus sous-estimé, parce que l'exploitant compte souvent ses propres heures à zéro.
• Chauffage et eau chaude des sanitaires. En octobre cela grimpe vite, surtout si vous gardez un grand bloc ouvert pour huit campeurs.
• Énergie et eau sur les zones qui restent en service.
• Consommables et collecte des déchets, souvent facturée à la levée.
• Usure et nettoyage de ce que vous gardez ouvert.
• Les frais d'encaissement sur le chiffre supplémentaire.

Mettez cette seconde liste par semaine sur une feuille. Ce montant est ce que la semaine vous coûte si personne ne vient.

Calculer le seuil

L'opération est plus simple qu'elle n'en a l'air. Prenez le surcoût hebdomadaire de l'ouverture et divisez-le par la recette moyenne par nuitée vendue sur cette période, taxe de séjour déduite puisque vous ne faites que la collecter et la reverser.

Le résultat est le nombre de nuitées par semaine à vendre pour être à l'équilibre. Comparez-le à ce que vous avez réellement vendu l'an dernier sur ces mêmes semaines. Beaucoup de terrains découvrent alors deux choses à la fois : que le seuil est plus bas qu'ils ne le croyaient, et qu'ils ne le dépassent quand même pas sur les deux dernières semaines.

Faites le calcul par semaine et non par mois. La réponse n'est presque jamais "ouvert" ou "fermé", elle est "ouvert jusqu'à la semaine 43".

Ce que vous pouvez fermer en restant ouvert

Entre le terrain complet et le terrain fermé il y a beaucoup de marge, et c'est là que se gagne l'essentiel.

• Un seul bloc sanitaire ouvert au lieu de trois, et les campeurs placés sur les zones autour. Cela seul enlève souvent la moitié du surcoût.
• Des horaires d'accueil réduits, avec une arrivée autonome en dehors. La façon de faire est dans le billet sur le check-in.
• Snack fermé ou ouvert le week-end seulement, annoncé clairement à l'avance. Rien ne produit autant de campeurs déçus qu'un snack fermé dont on n'avait rien dit.
• Des zones fermées et les campeurs regroupés, pour ne pas éclairer et nettoyer tout le terrain.
• Piscine fermée, ce qui est le cas presque partout dès septembre et doit figurer explicitement dans votre offre.

Un point à vérifier avant de fermer des équipements : le classement en étoiles repose sur des critères qui incluent des services. Demandez à votre organisme évaluateur ou à votre fédération si une ouverture à services réduits a une incidence sur votre classement, parce que la réponse dépend du référentiel en vigueur. Le cadre du classement est dans le billet sur le classement.

La recette qu'on oublie de compter

1. Les résidents à l'année qui viennent à l'automne. Ils paient déjà, donc ils n'apportent pas de recette supplémentaire, mais ils sont souvent la raison pour laquelle vous gardez un bloc ouvert. Comptez-les comme une raison et non comme un produit, et demandez-vous si ces charges doivent être reflétées dans la redevance annuelle.
2. Le gardiennage. Si vous en faites, il chevauche en partie les mois où vous êtes encore ouvert, et les rondes que vous faites de toute façon servent aux deux. C'est dans le billet sur le gardiennage.
3. Le campeur qui vient voir en octobre et réserve en juillet. Difficile à mesurer, bien réel, et la raison de ne pas regarder seulement la recette de la semaine.

Vérifier après, pas seulement estimer avant

La décision n'est bonne que si l'an prochain vous savez si elle était juste. Notez donc au printemps ce que vous attendiez, et regardez en novembre ce qui s'est réellement passé : nuitées vendues par semaine, recette par emplacement disponible, et le surcoût que vous avez effectivement supporté. Le bilan annuel plus large est dans le billet sur les chiffres après la saison.

CampSuite garde chaque réservation avec ses occupants et leurs coordonnées, son acompte et ses messages au même endroit, y compris sur un téléphone, liste emplacements, hébergements et insolites avec leurs propres tarifs, affiche les arrivées et les départs du jour et donne les chiffres de réservations, d'occupation et de recettes. Vous pouvez donc mettre les nuitées vendues par semaine et par type en face de votre surcoût, au lieu de reconstituer la saison de mémoire. Le détail est sur la page des fonctionnalités, et ce que cela change selon votre terrain sur la page des solutions.

La checklist de cet hiver

• Charges séparées entre celles qui courent et celles que l'ouverture crée.
• Vos propres heures comptées à un tarif réaliste.
• Surcoût hebdomadaire écrit.
• Recette moyenne par nuitée vendue sur la période, hors taxe de séjour.
• Seuil en nuitées par semaine calculé.
• Nuitées réellement vendues l'an dernier mises en face, semaine par semaine.
• Décision prise par semaine et non par mois.
• Un bloc sanitaire désigné, zones autour choisies.
• Horaires d'accueil et arrivée autonome organisés.
• Incidence éventuelle sur le classement vérifiée auprès de votre organisme.
• Ce qui est fermé annoncé dans l'offre et dans la confirmation.
• Résidents à l'année, gardiennage et visiteurs en repérage évalués à part.
• Prévision écrite pour la vérifier en novembre.

Parfois ce calcul montre que vous êtes resté ouvert trois semaines de trop. Ce n'est pas une perte, c'est un après-midi de calcul qui se remboursera. Si vous voulez qu'on le regarde ensemble, écrivez-nous depuis la page de contact ; les tarifs de chaque formule sont sur la page des tarifs.