Chi ha incassato cosa, e perché il conto non torna

A fine mese arriva il bonifico del portale e non corrisponde a nulla di quello che ti aspettavi. Dentro ci sono prenotazioni di tre mesi diversi, una commissione dedotta in blocco, un rimborso che non ricordi e due soggiorni che non si sono mai presentati. Metti tutto in una cartella e ci pensi a novembre.

Novembre arriva e il problema è peggiorato. Questo articolo serve a chiudere ogni mese in mezz'ora, sapendo esattamente chi ha incassato che cosa.

I tre modi in cui i soldi arrivano

La confusione nasce quasi sempre dal non distinguere questi casi, che producono scritture diverse.

Incassi tu. Il portale ti passa la prenotazione e i dati di una carta, e sei tu ad addebitarla. Il denaro arriva dal tuo sistema di pagamento, al netto della sola commissione di incasso, e la commissione del portale ti viene fatturata separatamente, in genere il mese dopo. È il caso più semplice da riconciliare, perché incasso e commissione viaggiano su due righe distinte.

Incassa il portale e ti rimette il netto. L'ospite paga il portale, che ti bonifica trattenendo la sua commissione. Qui l'errore tipico è registrare come ricavo quello che arriva in banca: il ricavo è il lordo pagato dall'ospite, e la commissione è un costo tuo, con la sua fattura. Se registri solo il netto, il fatturato è sottostimato e il costo scompare.

La carta virtuale. Il portale ti fornisce una carta usabile solo per quella prenotazione, per un importo e in una finestra di date precise. Funziona bene, ma scade: se non la addebiti nei termini, hai una prenotazione consumata e nessun incasso. Metti in calendario il giorno in cui vanno addebitate.

La riga che serve per ogni prenotazione

Qualunque sia il canale, per riconciliare ti servono sempre gli stessi sei dati, e devono stare insieme:

1. Il riferimento del portale, che è l'unico codice che anche loro riconoscono.
2. Il lordo pagato dall'ospite, comprensivo di tutto.
3. L'imposta di soggiorno, separata: va versata al Comune e non è un tuo ricavo. Attenzione, perché alcuni portali la incassano e altri no, e la differenza cambia chi la deve al Comune. Vedi l'articolo sull'imposta di soggiorno.
4. La commissione, con la percentuale e l'importo.
5. Chi ha incassato: tu o il portale.
6. La data di accredito attesa.

Se questi sei dati stanno attaccati alla prenotazione, la chiusura del mese è un confronto. Se stanno in tre posti diversi, è una ricostruzione.

La chiusura mensile, in mezz'ora

• Elenca le prenotazioni del mese per canale, con lordo, imposta di soggiorno e commissione.
• Spunta gli accrediti sull'estratto conto contro il riferimento del portale, non contro il nome dell'ospite: i nomi non coincidono quasi mai.
• Verifica la fattura della commissione riga per riga almeno una volta a trimestre. Le percentuali applicate per errore sulle prenotazioni sbagliate esistono, e nessuno le trova se nessuno guarda.
• Controlla i rimborsi: chi ha rimborsato, quanto, e se la commissione è stata restituita di conseguenza.
• Chiudi i mancati arrivi: se la politica del canale prevede un addebito, verifica che sia stato fatto, e nei termini.
• Segna gli scostamenti e aprine la contestazione entro i termini del contratto. Dopo non si recupera più nulla.

Un'avvertenza pratica: la commissione è un costo con una sua fattura, e la sua gestione fiscale dipende da dove è stabilito il portale, perché per i servizi ricevuti da un soggetto estero valgono regole proprie. Chiedi al tuo commercialista come registrare ciascun fornitore, una volta per tutte, e mettilo per iscritto. La parte delle aliquote della tua attività è in l'articolo sulla ricevuta e la fattura.

I tre errori che costano di più

Registrare il netto come ricavo. Ti nasconde il costo di distribuzione e ti fa credere che i portali siano più convenienti di quanto sono. Il confronto corretto fra canali è in l'articolo su quanto costa una prenotazione.

Trattare l'imposta di soggiorno come incasso. È denaro di passaggio. Se finisce nel ricavo, a giugno dichiari male e ti accorgi tardi di dover versare una cifra che credevi tua.

Lasciare scadere le carte virtuali. È l'unico di questi tre errori che ti fa perdere denaro il giorno stesso, e capita soprattutto in agosto, quando nessuno guarda gli addebiti da fare.

Quello che si sistema a monte

Molti problemi di riconciliazione nascono dalle impostazioni, non dalla contabilità. Una volta all'anno, prima dell'apertura delle vendite:

1. Rileggi il contratto di ciascun portale: percentuale, base di calcolo, chi incassa, tempi di accredito, politica sui mancati arrivi e termini per contestare.
2. Verifica se la commissione è calcolata anche sull'imposta di soggiorno e sugli extra, perché non è sempre così.
3. Allinea le condizioni di cancellazione fra il tuo sito e i canali, altrimenti un rimborso seguirà regole diverse da quelle che pensavi.
4. Decidi il contingente in base al margine e non all'abitudine. Vedi l'articolo sui portali e, per le prenotazioni dirette, quello sul sito del campeggio.

CampSuite tiene ogni prenotazione con i suoi ospiti e i loro dati, l'acconto e i messaggi in un unico posto, anche dal telefono, raccoglie le prenotazioni online e a mano nella stessa agenda, incassa acconti e saldi con carta, emette ricevute e fatture e dà i numeri su prenotazioni, occupazione e ricavi. Per questo lavoro conta che i sei dati di prima stiano attaccati alla prenotazione e non su un foglio a parte, così la chiusura del mese è un confronto e non una ricostruzione. Quello che è compreso è su la pagina delle funzionalità, e che cosa significa per una struttura grande su la pagina delle soluzioni.

Promemoria per la chiusura del mese

• Riferimento del portale registrato su ogni prenotazione.
• Lordo pagato dall'ospite, e non il netto accreditato.
• Imposta di soggiorno separata, con chi la incassa.
• Commissione con percentuale e importo.
• Canale di incasso indicato: tuo o del portale.
• Carte virtuali addebitate entro la finestra, con data in calendario.
• Accrediti spuntati sul riferimento e non sul nome.
• Fattura delle commissioni verificata riga per riga a trimestre.
• Rimborsi controllati, commissione inclusa.
• Mancati arrivi addebitati secondo la politica del canale.
• Scostamenti contestati entro i termini del contratto.
• Registrazione dei fornitori esteri definita per iscritto dal commercialista.
• Contratti dei portali riletti una volta all'anno.
• Condizioni di cancellazione allineate fra sito e canali.

Mezz'ora al mese, dodici volte all'anno, ed eviti la cartella che a novembre nessuno vuole aprire. Se vuoi impostarla assieme, scrivici dalla pagina dei contatti; i prezzi dei pacchetti sono sulla pagina dei prezzi.