Il costo di una prenotazione, riga per riga

Una piazzola a 32 euro la notte non ti lascia 32 euro. Non ti lascia nemmeno 32 meno l'IVA. Fra la ricerca su un portale e il bonifico che arriva sul conto si perde una quota che in alta stagione quasi nessuno calcola, e che decide se vale la pena spingere sul sito proprio o accettare il contingente.

Questo articolo mette giù quelle righe. Il conto si fa una volta, in inverno, e poi serve per ogni decisione di prezzo e di canale per i dodici mesi successivi.

Le righe che tolgono soldi a ogni prenotazione

Prendi una prenotazione tipo, per esempio tre notti su piazzola in agosto, e scomponila.

1. L'IVA, che non è tua: va scorporata prima di qualunque altro ragionamento. Lo stesso vale per l'imposta di soggiorno, che incassi e versi.
2. La commissione del canale, se la prenotazione arriva da un portale. È la riga più grande e la più visibile.
3. Il costo dell'incasso: commissione della carta o del sistema di pagamento, sull'acconto e sul saldo. Due incassi, due commissioni.
4. Il tempo di chi risponde. Una richiesta via email con due scambi prima della conferma vale venti minuti di una persona. Mettilo a costo, perché è un costo.
5. La pulizia e il cambio, se è un alloggio: ore, biancheria, prodotti. Su una piazzola questa riga è quasi zero, ed è questa la ragione per cui le due cose non si confrontano al lordo.
6. Utenze e consumi della permanenza: acqua, elettricità se è inclusa, rifiuti.
7. Il rischio. Una quota di mancati arrivi e di cancellazioni fuori termine che non recuperi. Non serve una stima raffinata: prendi quanto ti è costato l'anno scorso e dividilo per le prenotazioni dell'anno.

Sottrai tutto dal lordo. Quello che resta è il margine di contribuzione di quella prenotazione, e di solito è molto più basso di come appariva nel listino.

Lo stesso conto per canale

Qui la cosa diventa utile. Rifai il conto tre volte, cambiando solo il canale.

Dal portale. Commissione piena, nessun costo di risposta perché è automatico, e spesso condizioni di cancellazione che non hai scelto tu. Il margine è il più basso e il volume è il più alto. Il contingente e le commissioni sono in l'articolo sui portali.

Dal tuo sito, con pagamento online. Nessuna commissione di canale, solo quella dell'incasso, e nessun tempo di risposta. È quasi sempre il canale migliore, e quasi sempre il meno curato. Vedi l'articolo sul sito del campeggio.

Per email o telefono. Nessuna commissione di canale, ma il costo più alto di tempo, e il rischio più alto di prenotazioni che non si chiudono. Due scambi e un preventivo possono costare più di una commissione. Come ridurli è in l'articolo sui preventivi.

Metti i tre numeri in fila e guarda la differenza in euro per notte. È quella differenza, non una preferenza, che dice quanto vale la pena investire sul sito e quante camere o piazzole lasciare ai portali.

Le due cose che cambiano il conto più di tutto

La durata del soggiorno. I costi fissi di una prenotazione, la risposta, l'incasso, il check in, la pulizia finale, si spalmano sulle notti. Una prenotazione di sette notti ha lo stesso costo fisso di una di due e incassa tre volte e mezzo. Questo è il vero argomento a favore di un minimo di notti in alta stagione, molto più dei buchi in calendario: vedi l'articolo sul soggiorno minimo.

Il cliente che torna. Non ha commissione di canale, non chiede un preventivo, prenota prima e cancella meno. Se metti il suo costo accanto a quello di una prenotazione nuova dal portale, hai il valore economico esatto di un ospite fedele, e smetti di considerare la gentilezza della reception un costo.

Che cosa farne, concretamente

• Nel listino. Se il margine su una notte singola in agosto è vicino a zero, il problema non è il prezzo della notte, è che stai vendendo notti singole in agosto. Il listino si costruisce sul margine e non sul lordo: vedi l'articolo sul listino.
• Nelle offerte. Uno sconto del dieci per cento sul lordo può essere il quaranta per cento del margine. Calcolalo prima di pubblicarlo.
• Nel contingente. Dai ai portali le settimane e le piazzole che non riempiresti, non quelle che riempi comunque.
• Negli acconti. Un acconto incassato riduce il rischio, che è una delle righe del conto. Vedi l'articolo su acconto e caparra.

CampSuite tiene ogni prenotazione con i suoi ospiti e i loro dati, l'acconto e i messaggi in un unico posto, anche dal telefono, raccoglie le prenotazioni online e a mano nella stessa agenda, incassa acconti e saldi con carta, emette ricevute e fatture, gestisce piazzole, alloggi e glamping con prezzi propri e dà i numeri su prenotazioni, occupazione e ricavi. Per questo conto serve alla parte che a mano non si ricostruisce: quante prenotazioni sono arrivate da ciascun canale, con quale durata media e con quale incasso, periodo per periodo. Quello che è compreso è su la pagina delle funzionalità, e che cosa significa per una struttura grande su la pagina delle soluzioni.

Promemoria per l'inverno

• IVA e imposta di soggiorno scorporate prima di ogni calcolo.
• Commissione del canale per ciascun portale, verificata sul contratto.
• Costo dell'incasso su acconto e saldo, non solo sul saldo.
• Minuti medi per rispondere a una richiesta, misurati una settimana.
• Ore di pulizia per cambio, separate fra alloggi e piazzole.
• Consumi della permanenza stimati per notte.
• Costo dei mancati arrivi dell'anno scorso diviso per le prenotazioni.
• Margine per notte calcolato sui tre canali separatamente.
• Differenza in euro fra sito proprio e portale, scritta.
• Effetto della durata del soggiorno sul margine, calcolato.
• Costo di una prenotazione di ritorno confrontato con una nuova.
• Sconti verificati sul margine prima di essere pubblicati.
• Contingente dato ai portali solo sulle settimane deboli.

Un pomeriggio di conti adesso cambia ogni decisione di prezzo della prossima stagione, e di solito nella direzione opposta a quella che sembrava ovvia. Se vuoi farlo assieme, scrivici dalla pagina dei contatti; i prezzi dei pacchetti sono sulla pagina dei prezzi.