La numerazione delle piazzole, rifatta una volta sola

Un ospite arriva con la conferma che dice piazzola 112, entra, e trova il 108, il 109, poi il 204. Il 112 è dall'altra parte del campeggio, perché nel 2011 si è ampliato di là e si è continuata la numerazione invece di ricominciarla. Lui torna alla reception e qualcuno lo accompagna in macchina.

Quello che sembra un dettaglio è uno dei pochi lavori di campo che riduce il lavoro ogni singolo giorno della stagione: all'arrivo, nelle pulizie, nelle manutenzioni e, soprattutto, quando arriva un'ambulanza.

Perché una numerazione nata male non si corregge da sola

Quasi tutti i campeggi italiani hanno la stessa storia: una numerazione originale sensata, poi due ampliamenti, poi tre piazzole divise in sei, poi le case mobili inserite nei buchi. Il risultato è una mappa che solo chi lavora lì da dieci anni sa leggere.

I costi sono concreti e si possono contare:

• Gli accompagnamenti in macchina il sabato, che sono la causa numero uno delle code alla reception. Vedi l'articolo sul check in.
• Le piazzole pulite al posto di altre, che si scopre quando arriva l'ospite.
• Gli interventi di manutenzione sul numero sbagliato.
• Le letture dei contatori attribuite alla piazzola accanto. Vedi l'articolo sull'elettricità per piazzola.
• I minuti che costano di più in assoluto: quelli in cui i soccorsi cercano una piazzola di notte.

Lo schema da adottare

Non esiste un unico schema giusto, ma ce n'è uno che funziona quasi sempre: settore più numero.

Dividi il campeggio in settori con una lettera, seguendo i vialetti e non la cronologia degli ampliamenti. Dentro ogni settore, numera in sequenza continua seguendo il senso di marcia, con i pari da un lato e i dispari dall'altro se il vialetto ha piazzole su entrambi i lati. Una piazzola diventa B14 e non 214, e chi entra nel settore B capisce dov'è senza mappa.

Tre regole che fanno la differenza:

1. Lascia buchi. Numera di due in due, o tieni dieci numeri liberi a fine settore. Il giorno in cui dividi una piazzola o ne aggiungi una, hai un numero disponibile invece di inventare un 14 bis.
2. Non riusare mai un numero dismesso per una piazzola diversa. Confonde il tuo storico e confonde gli ospiti abituali.
3. Usa lo stesso codice in tutti i posti: nel gestionale, nel cartello, sulla mappa, sui contatori, sui portali. Un codice che esiste in due versioni non è un codice.

Se usi lettere diverse per tipologia, per esempio C per le case mobili e T per le tende attrezzate, sii coerente e dillo nella conferma. La logica di chi va dove resta quella di l'articolo sull'assegnazione delle piazzole.

I cartelli: come e dove

La numerazione migliore del mondo non serve se il cartello non si legge dall'auto, di sera, con una tenda davanti.

• Altezza e posizione. All'ingresso della piazzola, sul lato del vialetto, a un'altezza che non venga coperta da un'auto parcheggiata o da un tavolo.
• Cifre grandi, scure su fondo chiaro o il contrario, e niente corsivo. Devono leggersi a dieci metri.
• Catarifrangenti o un piccolo punto luce, perché gli arrivi tardi esistono e sono quelli che generano più telefonate.
• Materiale che dura. Il legno dipinto a mano è bello per due stagioni; poi è illeggibile. Metti qualcosa che resista al sole e al decespugliatore.
• Cartelli di settore a ogni incrocio, con la freccia e l'intervallo di numeri, per esempio "B 1 a 24". Sono i cartelli che eliminano gli accompagnamenti.

Aggiungi una mappa all'ingresso e la stessa mappa nella conferma di prenotazione, con la stessa grafica. Due mappe diverse per lo stesso campeggio sono peggio di una sola.

La mappa che serve ai soccorsi

Questa è la parte che ripaga il lavoro anche se non riduce una sola telefonata. Prepara una mappa con i settori, gli accessi carrabili con le larghezze e le altezze utili, gli idranti, gli estintori e i quadri elettrici. Consegnala ai vigili del fuoco e tienine una copia in reception e una nel telefono di chi è reperibile.

Poi verifica in agosto che gli accessi siano davvero liberi: la siepe cresciuta e il carrello posteggiato a lato del vialetto da giugno sono i motivi più frequenti per cui un mezzo non arriva. Il resto è in l'articolo sull'antincendio e in quello su allerta ed evacuazione.

Come si fa il cambio senza caos

Rinumerare in corso di stagione è un disastro annunciato. Fallo in inverno, in quest'ordine:

1. Disegna la nuova numerazione sulla planimetria, a tavolino, settore per settore.
2. Prepara una tabella di conversione dal vecchio al nuovo codice, e conservala per sempre: ti servirà per leggere lo storico.
3. Aggiorna il gestionale, i contatori, la mappa e i portali nello stesso giorno, non uno alla volta.
4. Posa i cartelli nuovi e togli i vecchi. Due numerazioni contemporaneamente sul campo è l'unico errore peggiore di una numerazione confusa.
5. Avvisa gli stagionali e gli abituali per iscritto, con la tabella di conversione: "la tua piazzola 214 ora è B14". Vedi l'articolo sulle piazzole stagionali.
6. In apertura, chiedi a chi lavora in reception di segnare ogni volta che accompagna qualcuno. Dopo due settimane sai quali cartelli mancano ancora.

CampSuite tiene ogni prenotazione con i suoi ospiti e i loro dati, l'acconto e i messaggi in un unico posto, anche dal telefono, gestisce piazzole, alloggi e glamping con prezzi propri nella stessa agenda, mostra gli arrivi e le partenze del giorno e invia conferme e messaggi agli ospiti. Per questo lavoro conta che il codice della piazzola sia lo stesso in agenda, nella conferma all'ospite e sul cartello, e che la lista degli arrivi del giorno sia leggibile sul telefono di chi è in campo. Quello che è compreso è su la pagina delle funzionalità, e che cosa significa per una struttura grande su la pagina delle soluzioni.

Promemoria per l'inverno

• Planimetria aggiornata con le piazzole reali, divisioni comprese.
• Settori definiti sui vialetti e non sugli ampliamenti.
• Numerazione per settore, nel senso di marcia, con numeri liberi di riserva.
• Nessun numero dismesso riutilizzato.
• Codici identici in agenda, cartelli, contatori, mappa e portali.
• Tabella di conversione vecchio e nuovo, conservata.
• Cartelli leggibili a dieci metri, con riflettente o punto luce.
• Cartelli di settore a ogni incrocio, con intervallo di numeri.
• Mappa all'ingresso e la stessa mappa nella conferma.
• Mappa per i soccorsi con accessi, idranti e quadri, consegnata ai vigili del fuoco.
• Accessi verificati liberi in agosto.
• Cambio fatto in un solo giorno, con rimozione dei cartelli vecchi.
• Stagionali e abituali avvisati per iscritto.
• Accompagnamenti annotati per due settimane dopo l'apertura.

È un lavoro di un inverno che ti restituisce minuti ogni giorno per dieci anni, e una mappa che un giorno potrebbe contare molto di più. Se vuoi impostarlo assieme, scrivici dalla pagina dei contatti; i prezzi dei pacchetti sono sulla pagina dei prezzi.