Een nieuwsbrief die in maart boekingen oplevert

De gastenlijst van een camping is het waardevolste marketingbezit dat er is. Het zijn mensen die er geweest zijn, die weten waar de bakker is, en die volgend jaar opnieuw kunnen komen zonder dat een portaal er commissie op legt. En toch mailt het grootste deel van de campings die lijst nooit, of één keer, in februari, als het eigenlijk al laat is.

De reden is meestal niet luiheid maar twijfel: mag dit wel. Het antwoord is ja, binnen duidelijke grenzen, en die grenzen zijn de moeite waard om één keer goed te leren. Daarna is een nieuwsbrief vier keer per jaar een avond werk.

Wanneer u mag mailen

Commerciële e-mail valt onder artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet. Het uitgangspunt is toestemming: u mag mailen aan wie daar vooraf ja tegen heeft gezegd. Daarnaast bestaat de uitzondering voor de bestaande klantrelatie: wie bij u geboekt heeft en van wie u in dat verband het e-mailadres hebt gekregen, mag u mailen over uw eigen vergelijkbare diensten, zolang hij bij het verzamelen en in elke mail de kans krijgt zich af te melden. Voor een camping is dat precies het geval dat telt.

Wat daar altijd bij hoort:

• Een afmeldmogelijkheid in elke mail, gratis en eenvoudig, en een afmelding die ook echt binnen een dag of twee is verwerkt.
• Uw identiteit duidelijk in de mail: de naam van de camping en een adres waarop u bereikbaar bent.
• Een doel dat u kunt uitleggen. Reclame voor uw eigen camping valt onder de uitzondering. Het adres doorgeven aan de zwembadshop om de hoek valt daar niet onder, en verkopen of ruilen al helemaal niet.
• Geen verrassingen voor wie alleen informeerde. Wie een prijsvraag stelde en niet boekte, heeft geen klantrelatie. Vraag die mensen expliciet om toestemming, met een vinkje dat niet standaard aan staat.

De AVG komt daarbovenop: u legt vast op welke grondslag u de lijst bijhoudt, u bewaart niet langer dan nodig, en u beschrijft het in uw privacyverklaring. De bredere aanpak staat in het artikel over de AVG op de camping. Toezicht op de e-mailregels ligt bij de Autoriteit Consument en Markt, en die handhaaft ook op kleine afzenders.

De lijst opbouwen, zonder trucs

Een goede lijst is klein en schoon, niet groot en gekocht.

1. Bij het boeken. Eén regel bij de reservering, met een vinkje dat uitstaat en een eerlijke tekst: vier mails per jaar, afmelden kan altijd.
2. Bij het vertrek. Het moment waarop iemand net een goede week heeft gehad. Combineer het met het verzoek om een beoordeling uit het artikel over ACSI en Zoover.
3. Op de site. Onderaan de pagina met de prijzen en op de pagina met het laagseizoen, niet in een pop-up die het boeken in de weg staat.
4. Bij jaarplaatshouders apart. Zij hebben andere informatie nodig dan passanten en willen de aanbiedingen voor passanten niet zien.

Koop nooit een lijst, en huur er ook geen. Afgezien van de regels krijgt u er afmeldingen en spamklachten voor terug, en een afzender met klachten komt daarna ook bij uw eigen gasten niet meer aan.

Vier mails die het hele jaar dekken

Meer is niet beter. Vier mails, elk met één doel, werken beter dan twaalf met nieuws.

Eind januari: open voor volgend seizoen. De data, wat er is veranderd, en de weken die het eerst volraken. Dit is de mail die het meest oplevert, omdat hij valt in de weken waarin mensen plannen.

Eind april: het voorseizoen. Rustige weken, een reden om in mei te komen, en eerlijk benoemen wat nog gesloten is. Zie het artikel over het laagseizoen.

Begin september: het naseizoen. De beste weken van het jaar voor wie geen schoolkinderen heeft, en dat mag u gewoon zo opschrijven.

November: bedankt en wat we gaan doen. Geen aanbieding, wel de nieuwe sanitaire voorziening of de glampingtent die er komt. Dit is de mail die ervoor zorgt dat die van januari gelezen wordt.

Praktische regels die het verschil maken: één onderwerp per mail, een onderwerpregel die zegt wat erin staat, één knop met de link naar de boekingspagina, en alles leesbaar op een telefoon. En stuur niets met afbeeldingen alleen; wie plaatjes blokkeert moet de boodschap nog zien.

Meten of het iets doet

Kijk niet naar het openingspercentage alleen, want dat cijfer is de laatste jaren onbetrouwbaar geworden. Kijk naar drie dingen: hoeveel mensen doorklikten naar de boekingspagina, hoeveel boekingen er in de zeven dagen na de mail binnenkwamen tegenover de week ervoor, en hoeveel afmeldingen de mail kostte. Schrijf die drie getallen op per mail, vier regels per jaar. Na twee jaar weet u welke mail uw beste verkoper is.

Zet het resultaat naast uw commissiekosten. Een nieuwsbrief die twintig nachten rechtstreeks oplevert, bespaart de commissie over twintig nachten, en dat is doorgaans het hele verhaal. Zie het artikel over boekingssites en dat over directe boekingen.

Wat u er in de winter voor doet

CampSuite houdt elke boeking met de gasten en hun gegevens, de aanbetaling en de berichten op één plek, ook op de telefoon, verstuurt bevestigingen en berichten aan gasten, toont de aankomsten en vertrekken van de dag en geeft cijfers over boekingen, bezetting en omzet. Daarmee weet u wie vorig jaar in mei kwam en wie alleen in de bouwvak, en dat is precies het onderscheid dat een nieuwsbrief relevant maakt. Wat erin zit staat op de functiepagina, en wat dat voor een familiecamping betekent op de oplossingenpagina.

Lijst voor deze winter

• Grondslag per adres helder: klantrelatie of toestemming.
• Vinkje bij het boeken, standaard uit, met een eerlijke tekst.
• Afmeldlink in elke mail, en afmeldingen binnen twee dagen verwerkt.
• Naam en adres van de camping in elke mail.
• Privacyverklaring bijgewerkt met de nieuwsbrief erin.
• Jaarplaatshouders en passanten als aparte groepen.
• Geen gekochte of gehuurde adressen.
• Vier mails in de agenda: januari, april, september, november.
• Eén doel en één knop per mail.
• Leesbaar zonder afbeeldingen en op een telefoon.
• Drie cijfers per mail vastgelegd: kliks, boekingen, afmeldingen.
• Resultaat vergeleken met wat commissie u kost.

Het is de goedkoopste marketing die een camping heeft, en de enige die u helemaal zelf in de hand hebt. Wilt u het samen opzetten, laat dan iets weten via de contactpagina; de prijzen van de pakketten staan op de prijspagina.