Abrir la temporada sin descubrir nada el primer sábado

El primer sábado de temporada no es el día de resolver problemas, es el día en el que se ven. Si la bomba de la piscina no arranca, si falta un socorrista, si el diferencial salta con cuatro caravanas enchufadas, lo descubres con la recepción llena y sin margen. Y casi siempre es algo que se podía haber visto en marzo.

Esto es la lista que conviene tener, ordenada por lo que tarda cada cosa. Lo que depende de otros va primero, porque es donde se pierden las semanas.

Lo que depende de terceros: empieza por aquí

Todo lo que necesita una cita, un informe o una firma ajena tiene que arrancar dos o tres meses antes. En este bloque no se improvisa.

• Analíticas de agua y prevención de la legionelosis. El Real Decreto 487/2022 fija los criterios para la prevención y el control de la legionelosis, y lo que te aplica depende del tipo de instalaciones que tengas. Revisa con tu empresa de tratamiento y con sanidad qué plan, registros y muestreos te corresponden, y programa los muestreos con tiempo para tener el resultado antes de abrir.
• Piscina. Analíticas, puesta en marcha, y el socorrista contratado y formado. El socorrista en abril ya está trabajando en otro sitio. Está desarrollado en el artículo sobre la piscina.
• Instalación eléctrica. Las instalaciones de camping son instalaciones especiales a efectos del Reglamento Electrotécnico de Baja Tensión y están sujetas a inspección por un organismo de control. Confirma con tu instalador autorizado la periodicidad y el alcance que te aplican, y pide la cita antes de que llegue la cola de primavera.
• Extintores, bocas de incendio y el resto del equipo contra incendios, con la revisión anotada y la etiqueta a la vista. Lo demás está en el artículo sobre prevención de incendios.
• Gas, calderas y aparatos a presión, con los certificados de la última revisión localizados, no "por ahí".
• Seguro de responsabilidad civil renovado, con la suma asegurada y las actividades revisadas: si el año pasado añadiste glamping, alquiler de bicicletas o un bar, el seguro de hace dos años no lo cubre. Ver el artículo sobre seguros.
• Revisión de los juegos infantiles y el informe de los árboles si tienes arbolado grande. Está en el artículo sobre árboles y juegos infantiles.

Los papeles que tienen que estar antes de la primera noche

1. El título que te habilita a abrir, licencia o declaración responsable según tu comunidad y tu ayuntamiento, y las modificaciones comunicadas si has cambiado parcelas, bungalows o aforo.
2. Las credenciales de SES.Hospedajes comprobadas, con alguien más que tú que sepa entrar. Que funcionen en abril no significa que funcionen en junio. Ver el artículo sobre el registro de viajeros.
3. Hojas de reclamaciones y su cartel, disponibles desde el primer día. Ver el artículo sobre las hojas de reclamaciones.
4. Precios expuestos, con los suplementos y la tasa turística si te corresponde cobrarla, y comunicados donde tu comunidad lo exija.
5. Reglamento interno actualizado, enlazado en la reserva y en la confirmación. Está en el artículo sobre el reglamento interno.
6. Carteles de evacuación y plano del recinto legibles y donde deben estar, no descoloridos detrás de una buganvilla.
7. Información de protección de datos en los formularios y en las cámaras. Ver el artículo sobre protección de datos.

La vuelta al recinto, con una libreta

Una mañana entera, a pie, parcela por parcela, apuntando. No de memoria: apuntando, porque lo que no se apunta no se arregla.

Agua. Purga de toda la red después del invierno, con el agua corriendo hasta que la temperatura se estabilice en cada punto, también en los puntos que casi no se usan. Fugas, grifos que gotean, duchas con cal.

Electricidad. Cada columna, cada base, cada tapa. Prueba los diferenciales uno por uno. Si el año pasado hubo saltos con los calefactores o el aire acondicionado, el problema sigue ahí. La parte de medir y repercutir está en el artículo sobre la electricidad por parcela.

Viales y señalización. Baches, numeración de parcelas legible, límites de velocidad, pasos de peatones y el alumbrado de los caminos al sanitario.

Sanitarios. Puertas, cerraduras, pestillos, enchufes, secadores, y el bloque que estuvo cerrado todo el invierno, que es el que dará problemas.

Bungalows y glamping. Colchones, textil, inventario, electrodomésticos y la ventilación de lo que llevó seis meses cerrado.

El equipo, antes de que llegue el primer cliente

Los contratos de temporada, las altas y la formación no son papeleo de última hora: son lo que determina si el primer sábado funciona. Ten resuelto quién abre, quién cierra, quién tiene llaves, y quién sabe hacer un check in sin preguntarte.

Dedica media jornada a formación real antes de abrir: cómo se entra en la agenda, cómo se cobra, cómo se registra un viajero, qué se hace si alguien se queja, y a quién se llama fuera de horario. Media jornada en marzo ahorra cincuenta llamadas en julio. La parte de contratos y turnos está en el artículo sobre el personal de temporada.

Reservas y tarifas: lo que hay que tener cargado

• Tarifas de la temporada cargadas y comprobadas con tres reservas de prueba de distinto tipo.
• Mínimos de noches y días de entrada por periodo, si los aplicas.
• Cupos y tarifas revisadas en cada portal, para que no digan una cosa distinta de tu web. Ver el artículo sobre los portales.
• Condiciones de anticipo y cancelación publicadas y en la confirmación. Ver el artículo sobre anticipos y cancelaciones.
• El correo de confirmación leído de principio a fin este año, no el del año pasado con las fechas cambiadas.
• Pasarela de pago probada con un cobro y una devolución reales.

CampSuite guarda cada reserva con sus clientes y sus datos, su anticipo y sus mensajes en un solo sitio, también desde el móvil, recoge las reservas online y las hechas a mano en la misma agenda para que una parcela no se ofrezca dos veces, cobra anticipos y saldos con tarjeta, envía confirmaciones, muestra las entradas y salidas del día y lleva parcelas, alojamientos y glamping con sus propios precios. Para la apertura sirve sobre todo para una cosa: dejar las tarifas y las condiciones cargadas en marzo y comprobarlas con una reserva de prueba, en lugar de descubrirlas el primer sábado. Lo que incluye está en la página de funcionalidades, y lo que significa para un camping pequeño en la página de soluciones.

El calendario, en tres bloques

• Tres meses antes: citas de inspección, analíticas, socorrista, seguro, revisión de juegos y arbolado, contratos de temporada.
• Un mes antes: purga de la red de agua, prueba de diferenciales, vuelta al recinto con libreta, tarifas y cupos cargados, correo de confirmación revisado, pasarela probada.
• La semana antes: formación del equipo, llaves y turnos, credenciales comprobadas, carteles y hojas de reclamaciones colocados, bloques sanitarios con agua corriendo un rato largo, y una reserva de prueba de principio a fin.

Y una última cosa: guarda la lista con lo que falló este año, en el mismo sitio donde guardaste la del cierre. La lista del año que viene se escribe en septiembre, no en marzo. El cierre está en el artículo sobre el cierre de temporada.

Si quieres que la repasemos juntos antes de abrir, escríbenos desde la página de contacto; los precios de cada plan están en la página de precios.