Abrir a época sem descobrir nada no primeiro sábado

O primeiro sábado de época não é o dia de resolver problemas, é o dia em que eles aparecem. Se a bomba da piscina não arranca, se falta o nadador salvador, se o diferencial dispara com quatro caravanas ligadas, descobre-o com a receção cheia e sem margem. E quase sempre era coisa que se via em março.

Esta é a lista que vale a pena ter, ordenada pelo prazo de cada coisa. O que depende de terceiros vem primeiro, porque é aí que se perdem as semanas.

O que depende de outros: comece por aqui

Tudo o que precisa de marcação, de relatório ou de assinatura alheia tem de arrancar dois ou três meses antes. Neste bloco não se improvisa.

• Análises à água e prevenção da legionela. Confirme com a sua empresa de tratamento e com a autoridade de saúde que planos, registos e amostragens lhe correspondem, e marque as colheitas com tempo para ter resultado antes de abrir.
• Piscina. Análises, arranque, e o nadador salvador contratado e com formação válida. Em abril já está colocado noutro sítio. Está desenvolvido em o artigo sobre a piscina.
• Instalação elétrica. Confirme com o seu técnico responsável que inspeções e verificações lhe são exigíveis e com que periodicidade, e marque antes da fila da primavera.
• Extintores, bocas de incêndio e sinalização de emergência, com a manutenção registada e a etiqueta à vista. O resto está em o artigo sobre prevenção de incêndios.
• Gás e equipamentos sob pressão, com os certificados da última verificação localizados e não "por aí".
• Seguro renovado, com as atividades revistas: se no ano passado acrescentou glamping, aluguer de bicicletas ou restauração, a apólice de há dois anos não cobre isso. Ver o artigo sobre seguros.
• Parques infantis e arvoredo, com a inspeção feita e o relatório guardado. Ver o artigo sobre árvores e parques infantis.

Os papéis que têm de estar antes da primeira noite

1. O registo da estrutura atualizado, e as alterações comunicadas se mudou alvéolos, bungalows ou capacidade. Ver o artigo sobre o licenciamento.
2. Os acessos ao sistema do boletim de alojamento testados, com mais alguém além do senhor a saber entrar. Funcionarem em abril não significa funcionarem em junho. Ver o artigo sobre o boletim de alojamento.
3. O livro de reclamações nos formatos exigidos, com o letreiro visível, desde o primeiro dia. Ver o artigo sobre o livro de reclamações.
4. As tabelas de preços afixadas, completas, com os suplementos e a taxa municipal identificada à parte. Ver o artigo sobre os preços afixados.
5. O programa de faturação certificado e atualizado, com as séries do ano abertas, e as taxas de IVA conferidas linha por linha. Ver o artigo sobre o IVA.
6. A informação de proteção de dados nos formulários e nas câmaras. Ver o artigo sobre o RGPD.
7. Os acessos ao portal de inquéritos, para não começar a época já em atraso com as respostas mensais. Ver o artigo sobre o inquérito do INE.

A volta ao parque, com um caderno

Uma manhã inteira, a pé, alvéolo a alvéolo, a apontar. Não de memória: a apontar, porque o que não se aponta não se arranja.

Água. Purga de toda a rede depois do inverno, com a água a correr até a temperatura estabilizar em cada ponto, incluindo os pontos que quase não se usam. Fugas, torneiras a pingar, chuveiros com calcário.

Eletricidade. Cada coluna, cada tomada, cada tampa. Teste os diferenciais um a um. Se no ano passado houve disparos com os termoventiladores, o problema continua lá. A parte de medir e repercutir está em o artigo sobre a eletricidade por alvéolo.

Caminhos e sinalização. Buracos, numeração dos alvéolos legível, limites de velocidade, passadeiras e a iluminação do caminho para os sanitários.

Sanitários. Portas, fechaduras, tomadas, secadores, e o bloco que esteve fechado todo o inverno, que é o que vai dar problemas.

Bungalows e glamping. Colchões, têxteis, inventário, eletrodomésticos e a ventilação do que esteve seis meses fechado.

A equipa, antes do primeiro hóspede

Os contratos de época, as comunicações obrigatórias e a formação não são papelada de última hora: são o que determina se o primeiro sábado funciona. Tenha definido quem abre, quem fecha, quem tem chaves e quem sabe fazer um check in sem lhe perguntar.

Dedique meio dia a formação a sério antes de abrir: como se entra na agenda, como se cobra, como se preenche o boletim, o que fazer se alguém reclamar, e a quem se telefona fora de horas. Meio dia em março poupa cinquenta chamadas em agosto. A parte dos contratos está em o artigo sobre o pessoal de época.

Reservas e tabelas: o que tem de estar carregado

• Tabelas da época carregadas e testadas com três reservas de prova de tipos diferentes.
• Mínimos de noites e dias de entrada por período, se os aplicar.
• Quotas e preços revistos em cada portal, para não dizerem coisa diferente do seu site. Ver o artigo sobre os portais.
• Condições de sinal e cancelamento publicadas e na confirmação. Ver o artigo sobre o sinal.
• O email de confirmação lido de ponta a ponta este ano, e não o do ano passado com as datas trocadas.
• Meio de pagamento testado com uma cobrança e uma devolução reais.

O CampSuite guarda cada reserva com os seus hóspedes e os respetivos dados, o sinal e as mensagens num só lugar, também a partir do telemóvel, recolhe as reservas online e as feitas à mão na mesma agenda para que um alvéolo não seja oferecido duas vezes, cobra sinais e saldos com cartão, envia confirmações, mostra as entradas e saídas do dia e emite faturas e recibos. Para a abertura serve sobretudo para uma coisa: deixar as tabelas e as condições carregadas em março e verificá-las com uma reserva de prova, em vez de as descobrir no primeiro sábado. O que está incluído pode ver em a página de funcionalidades, e o que significa num parque pequeno em a página de soluções.

O calendário, em três blocos

• Três meses antes: marcações de inspeção, análises, nadador salvador, seguro, inspeção de parques infantis e arvoredo, contratos de época.
• Um mês antes: purga da rede de água, teste dos diferenciais, volta ao parque com caderno, tabelas e quotas carregadas, email de confirmação revisto, pagamentos testados.
• A semana antes: formação da equipa, chaves e turnos, acessos testados, letreiros e livro de reclamações no lugar, blocos sanitários com água a correr um bom tempo, e uma reserva de prova de ponta a ponta.

E uma última coisa: guarde a lista do que falhou este ano no mesmo sítio onde guardou a do fecho. A lista do ano que vem escreve-se em setembro e não em março. O fecho está em o artigo sobre o fecho de época.

Se quiser que a revejamos juntos antes de abrir, escreva-nos a partir de a página de contactos; os preços de cada plano estão em a página de preços.